Après son enregistrement, la fiche de traitement et de validation de la note de frais s’ouvre automatiquement. Elle permet, si nécessaire, de compléter les informations, de contrôler la note de frais, d’associer les pièces justificatives et de préparer son intégration en comptabilité.

Un clic sur le bouton Retour permet d’accéder à la liste des notes de frais. La note de frais nouvellement créée y est alors visible.

Ce tableau permet de consulter les principales informations de chaque note de frais.

Le champ Rechercher, situé en haut du tableau, permet de filtrer rapidement les résultats en saisissant le nom du dossier ou toute autre information liée à la note de frais.

La colonne Actions donne accès à plusieurs opérations :

• Modifier : permet de corriger ou de compléter les informations de la note de frais tant qu’elle n’a pas encore été traitée ;

• + EC : permet de créer une écriture comptable à partir de la note de frais ;

• EC : permet d’associer une écriture comptable existante à la note de frais ;

• Dupliquer : permet de créer une nouvelle note de frais à partir d’une note existante. Lors de cette opération, un nouveau nom de dossier doit être renseigné afin de distinguer la copie de la note de frais d’origine ;

• Supprimer : permet de supprimer une note de frais lorsqu’elle n’est plus nécessaire.

Création d’une écriture comptable (+ EC)

À partir de la ligne de la note de frais qui vient d'être créée, il est possible de générer l'écriture comptable en cliquant sur le bouton + EC.

L'interface de saisie des écritures s'ouvre. La première étape consiste à sélectionner le journal OD – Notes de frais, puis à renseigner l'écriture correspondante.

À l’enregistrement, une dette est créée envers le collaborateur.

Une fois l’opération effectuée, nous constatons que la ligne de la NDF n’est plus disponible dans le tableau des NDF, car considérée comme traitée. La note de frais disparaît ensuite de la liste des NDF à traiter.

Association à une écriture existante (EC)

Passage à une autre ligne de note de frais pour découvrir l’association avec une écriture comptable existante grâce au bouton loupe EC.

Cette fonctionnalité permet de rattacher une écriture déjà enregistrée à la note de frais, avec la possibilité d’ajouter une pièce justificative si nécessaire. 

Dans l’interface Loupe EC, effectuer la recherche en renseignant les critères suivants : l’exercice 2026, le mois de juillet et la pièce comptable 26004831. Cocher ensuite la ligne concernée afin d’activer le bouton Enregistrer. 

Remboursement du collaborateur

Pour assurer le remboursement du collaborateur, le comptable doit enregistrer la contrepartie de cette première écriture. Le journal utilisé dépend du mode de règlement choisi et cette écriture permettra ainsi de solder la dette créée envers le collaborateur.

Conclusion

Le cycle de gestion d’une note de frais dans Manao Comptabilité repose sur plusieurs étapes permettant d’assurer le suivi complet d’une dépense engagée par un collaborateur pour le compte de l’entreprise. Il débute par la configuration du compte comptable du collaborateur et son rattachement, puis se poursuit par le dépôt de la note de frais avec les informations nécessaires et les pièces justificatives associées.

La note de frais peut ensuite être intégrée en comptabilité par la création d’une nouvelle écriture comptable ou par l’association à une écriture existante. Le traitement comptable permet de constater la dette envers le collaborateur, qui sera ensuite soldée lors de son remboursement.

Grâce au module Notes de frais de Manao Comptabilité, les dépenses professionnelles sont centralisées, suivies et tracées tout au long du processus, depuis leur déclaration jusqu’à leur comptabilisation finale.