Le module Notes de frais (NDF) de Manao Comptabilité permet de centraliser les dépenses avancées par les collaborateurs pour le compte de l’entreprise, telles que les frais de déplacement, de restauration, d’hébergement ou d’achats liés à l’activité.

Le processus couvre :

• la configuration des comptes collaborateurs ;

• le dépôt d’une note de frais ;

• la création ou l’association d’une écriture comptable ;

• le suivi du remboursement et du solde comptable.

1 Prérequis de configuration

1 1 Création du compte comptable collaborateur

La création du compte comptable du collaborateur s'effectue depuis le menu Plan comptable, en cliquant sur le bouton + Créer un compte. 

Illustration de configuration :

1 2 Rattachement au collaborateur

Conditions préalables

Le collaborateur doit disposer d'un compte utilisateur actif dans le module Licences Utilisateurs. Le compte comptable à rattacher doit également appartenir à la classe 467, afin de permettre la liaison avec les notes de frais.

Rattachement du collaborateur

Revenir sur la fiche du compte comptable concerné afin d'effectuer le rattachement.

Accéder à l'onglet Liaison NDF, puis cliquer sur Modifier.

Dans le champ Collaborateur, saisir le nom ou le prénom du collaborateur concerné, puis sélectionner le collaborateur souhaité dans la liste de propositions qui s'affiche. 

Enregistrer ensuite les modifications.

Le compte comptable est alors rattaché au collaborateur Cc Fulgence.

Remarque : l’onglet Liaison NDF est disponible uniquement pour les comptes appartenant à la classe 467. Si le compte est créé dans une autre classe, cet onglet ne sera pas affiché et le rattachement du collaborateur ne pourra pas être effectué.

Concrètement, ce rattachement permet :

• d’associer le compte 467 à l’utilisateur en tant que collaborateur ;

• de proposer automatiquement le collaborateur lors de la création d’une note de frais.