Pour garantir un paramétrage correct du logiciel, il est nécessaire de naviguer dans chaque sous-menu du menu Information avant toute autre manipulation.

Dans le menu Paramètres > Informations > Constitution, plusieurs sous-menus sont disponibles dans le panneau latéral : Législation, Forme juridique, Statuts, Capital et associés, Capital et actionnaires, Capital et coopérateurs, Cotisations des adhérents, Bénéficiaires effectifs, Conventions spéciales et Pactes d'associés. 

1.1. Législation : 

C’est le cadre légal applicable à l’entreprise selon le pays et l’activité.

Elle est automatiquement renseignée dans le logiciel après son acquisition auprès de Manao. Il est également possible d'importer une version électronique de cette législation et de l'intégrer dans la GED Législation.

La partie encadrée en vert correspond à l’espace GED. Dans ce cas, cette partie sert à stocker les documents liés à la législation de l’entreprise.

1.2. Forme Juridique

C’est le type de structure légale de l’entreprise.

Il est attendu d’indiquer la forme (SARL, SA, SAS, etc.) ainsi que ses principales caractéristiques. Pour effectuer l’insertion de l’information, il suffit de cliquer sur le bouton modifier
Et de choisir la typologie ainsi que la forme juridique de l’entreprise parmi celles déjà proposées par le logiciel.

Une fois le choix terminé, il faut cliquer sur le bouton « Enregistrer » afin que l’information soit prise en compte.

1.3. Statuts

Ce sont les documents fondateurs définissant les règles de fonctionnement de l’entreprise.

Il est nécessaire de renseigner les clauses essentielles :

• Date signature : correspond à la date de signature officielle de statut de l’entreprise.

• Date d'enregistrement : correspond à la date d’enregistrement administratif des statuts. 

• Libellé du Statut de l’entreprise : permet d’identifier ou de nommer les statuts enregistrés. 

Pour ce faire, il faut cliquer sur le bouton +Ajouter statuts puis renseigner les informations et enregistrer une fois terminé.

Une fois enregistrée, l’information sur ce statut apparaît dans le tableau, avec : 

• le bouton stylo bleu pour la modification,

• le bouton GED pour stocker les documents électroniques relatifs au statut de l’entreprise,

• ainsi que le bouton corbeille rouge pour la suppression.
  

1.4. Capital et associés, actionnaires et coopérateurs : 

Capital et associés : Les associés sont les personnes qui détiennent une part du capital 

Capital et actionnaires : Les actionnaires sont des personnes qui détiennent des actions dans une société
Capital et coopérateurs : Les coopérateurs sont les membres d’une coopérative qui participent au fonctionnement de l’entreprise et à ses décisions. 

Remarque : Dans ces trois sous-menus latéraux, les manipulations d’ajout, de modification et de suppression sont similaires. Il suffit simplement de naviguer dans le sous-menu correspondant à la personne à ajouter.

Pour ce faire, il faut cliquer sur le bouton « + Ajouter » afin qu’un pop-up de formulaire s’ouvre.

Il suffit ensuite de renseigner les informations demandées dans le formulaire.


A savoir : 

• Type d’associé : personne physique → un individu ; personne morale → une société 

• Identité de l’associé : Nom : nom de famille, Prénom : prénom, Nom d’usage : — (souvent vide sauf cas légal)

• Date d’entrée au capital : date à laquelle la personne devient associée 

• Date de sortie au capital : vide si toujours associé 

• Date de naissance, lieu de naissance, nationalité,

• Adresse : lignes d’adresse 

• N° et rue, Ville, Code postale ville, Région, Pays, Mails, Téléphone,

• Nombre de participation : nombre de parts détenues 

• Valeur unitaire participation : valeur d’une part 

Une fois terminé, il suffit de cliquer sur le bouton bleu pour enregistrer l’information.

L’information ajoutée s’affiche dans le tableau.

Elle peut être : 

• modifiée si nécessaire en cliquant sur le bouton “dossier” dans la colonne Action,

• ou supprimée via le bouton “corbeille” rouge dans la même colonne.

1.5. Cotisation et adhérents

Les adhérents sont les personnes inscrites à un organisme, tandis que les cotisants sont ceux qui versent une cotisation financière à cet organisme.
Ci-dessous montre que cette partie est un espace GED permettant d’importer des fichiers concernant les cotisations et adhérents.

1.6. Bénéficiaires effectifs

Les bénéficiaires effectifs sont les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent réellement une entreprise, directement ou indirectement.

Pour insérer le ou les bénéficiaires, il faut cliquer sur le bouton +Ajouter bénéficiaires, et un pop-up pour insérer les informations s’affiche.

A savoir : 

• Nom * : Saisir le nom de famille (Champ obligatoire).

• Prénom : Saisir le prénom.

• Date naissance * : Saisir la date de naissance (Champ obligatoire).

• Lieu naissance : Saisir la ville ou le lieu de naissance.

• Nationalité : Saisir la nationalité.

• Date début statut * : Saisir la date de début de validité du statut (Champ obligatoire).

• Date fin statut : Saisir la date de fin du statut (si applicable).

• Cause bénéficiaire effectif : Sélectionner le motif dans la liste déroulante.

• Associé détenant plus de 25% du capital ou des droits de vote : À sélectionner si la personne possède directement ou indirectement plus du quart des parts financières ou des voix lors des assemblées générales de l'entreprise.

• Personne exerçant un contrôle sur les organes de direction/gestion : À sélectionner si la personne n'atteint pas le seuil des 25%, mais qu'elle occupe un poste de direction principal (ex: Gérant, Président, Directeur Général) ou qu'elle dispose du pouvoir de nommer ou révoquer les dirigeants.

• Date mise à jour : Pré-remplie automatiquement par rapport au jour de l’ajout.

Une fois terminé, il faut cliquer sur le bouton bleu pour enregistrer l’information ajoutée. Il est possible de modifier l’information ajoutée en cliquant sur le bouton dossier bleu dans la colonne action, puis sur le bouton modifier dans l’onglet informations.

Il est aussi possible d’ajouter des documents numériques dans l’onglet GED.

1.7. Conventions réglementées

Une convention réglementée est un accord particulier qui vient compléter ou modifier les règles générales (loi ou convention collective) pour adapter certaines conditions de travail, de rémunération ou d’organisation à la réalité propre de l’entreprise. 

La manipulation sur l’ajout est similaire à celui du bénéficiaires effectifs

A savoir : 

• Nom * : Saisir l'intitulé ou l'objet de la convention.

• Date signature * : Indiquer la date à laquelle le document a été signé.

• Date prise d'effet * : Indiquer la date de début de validité de la convention.

• Date fin d'effet : Indiquer la date d'expiration de la convention.

• Signataire 1 : Saisir le nom de la première personne ou entité ayant signé l'acte.

• + Ajouter signataire : Bouton permettant d'ajouter d'autres champs pour des signataires supplémentaires si nécessaire.

Remarque : tous les champs marqués en astérisque sont des champs obligatoires.

1.8. Pactes d’associés

Un pacte d’associés, c’est un contrat confidentiel signé entre certains ou tous les associés d’une entreprise pour organiser leurs relations, fixer des règles de gestion et anticiper les situations de blocage, en complément des statuts. 

L'ajout des informations correspondantes s'effectue de la même manière que pour les cotisations et les adhérents. Cette fonctionnalité permet de gérer les documents relatifs aux parts d'associés ainsi que l'ensemble des informations qui s'y rapportent.