2- Sous-menu latéral Paramètres Clients 

Cette section regroupe les informations de base liées à l'identité et aux conditions commerciales du client.

Elle se divise en plusieurs sous-menus : Codification, Immatriculation, Tarifs, Fiscalité, Paiements et Impressions.

2.1 : Codification : 

Elle correspond au code client attribué automatiquement lors de la création du client dans le logiciel.
Il est néanmoins possible de modifier l’ancien code client ainsi que l’ancien code comptable du client.

• Ancien code client : à renseigner si le client a déjà été géré dans un autre domaine ou système.

• Ancien code comptable : à renseigner si le client possède un numéro de compte comptable issu d’un système précédent.

2.2 : Immatriculation :

Cette section permet de renseigner toutes les informations légales d’identification de l’entreprise. Pour le faire, il suffit d’utiliser le bouton "Modifier".

Ensuite, il suffit de renseigner les informations suivantes : 

• Nom ou Raison Sociale (*) : Nom légal de l’entreprise tel qu’il figure sur les documents officiels. Ce champ est obligatoire.

• Nom commercial ou Marque : Nom utilisé par l’entreprise dans ses activités commerciales, diffèrent éventuellement de la raison sociale.

• Forme juridique : Statut juridique de l’entreprise (ex. : SARL, SAS, EURL, etc.), qui détermine son fonctionnement légal et fiscal.

• Capital social : Montant total des apports effectués par les associés ou actionnaires lors de la création de l’entreprise.

• RCS : Numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés, identifiant l’entreprise auprès du greffe du tribunal de commerce.

• Date immatriculation RCS : Date à laquelle l’entreprise a été officiellement enregistrée au RCS.

À titre de remarque, les immatriculations s’affichent conformément à la législation définie lors du paramétrage du logiciel.

2.3 : Tarifs  

Le logiciel propose plusieurs tarifs déjà préétablis lors du paramétrage initial. Ces tarifs peuvent être configurés ou complétés via le menu Paramètres > Articles > Articles > Tarifs > + Ajouter un tarif.

Par défaut, le tarif "Catalogue" est utilisé comme tarif de référence.

Dans la fiche client, l’utilisateur peut sélectionner le tarif à appliquer. Pour cela, il suffit d’utiliser  le bouton “Modifier choix”, puis de choisir le tarif souhaité.

2.4 : Fiscalité 

L’utilisateur a la possibilité de renseigner le régime fiscal par défaut du client, notamment si celui-ci est assujetti à la TVA.

Les taux de TVA sont déjà enregistrés lors du paramétrage initial dans le menu principal du logiciel, accessible via :

Paramètres > Informations > Commercial > TVA > Taux TVA.

Pour le faire, il suffit de cliquer sur le bouton Modifier et de remplir les champs suivants :

• Régime fiscal par défaut du client : Indiquer le taux de TVA à appliquer au client.
  
  

• Soumis à la TVA : Sélectionner "Oui" si le client est assujetti à la TVA, sinon "Non".
  
  

• Date d'assujettissement à la TVA : Indiquer la date à laquelle le client est devenu assujetti à la TVA.
  
  

• Numéro de TVA intracommunautaire : Renseigner le numéro de TVA intracommunautaire du client, si applicable.

2.5 : Paiements

Dans la fiche client, l’onglet Paiements permet de renseigner les informations liées aux modalités de règlement spécifiques à chaque client.  ce sous menu latéral de devise en 7 sections : 

• Conditions de vente : 

Le champ Conditions de vente dans la fiche client permet d’associer les modalités de règlement applicables à ce client, telles que le paiement comptant, à 30 jours, ou tout autre délai spécifique.

Pour renseigner les informations :

Il suffit de cliquer sur le bouton Modifier dans l’onglet Paiements de la fiche client, puis de compléter les champs suivants :

• Devise de facturation : Permet de définir la devise dans laquelle les documents commerciaux (devis, factures, etc.) seront émis pour ce client.
  
  

• Encours : Indique le montant maximal autorisé pour les transactions avec ce client. Ce champ peut être utilisé comme référence pour le suivi du risque client.
  
  

• Mode de paiement : Permet de sélectionner le moyen de règlement préféré (virement, chèque, prélèvement, carte bancaire, etc.).
  Ce mode de paiement est déjà défini lors du paramétrage initial du logiciel, via le menu :
  Paramètres > Clients > Paiements > Conditions de vente > Mode de paiement
  
  

• Délai de paiement : Spécifie le nombre de jours accordés au client pour régler ses factures (ex. : 30 jours, 60 jours fin de mois, etc.).
  ⚠️ Ce délai est également paramétré à l’avance dans le logiciel via :
  Paramètres > Clients > Paiements > Conditions de vente > Délai de paiement.

• Banques du client

L’utilisateur a la possibilité d’ajouter les coordonnées bancaires du client, nécessaires pour les règlements par virement ou prélèvement.

Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton + Ajouter une banque. 

Ensuite, un formulaire s’ouvre avec les champs suivants à renseigner :

• Nom de la banque : Nom officiel de l’établissement bancaire.
  
  

• Banque active : Coche à activer si la banque est toujours utilisée par le client.
  
  

• Activation du / au : Période de validité de la banque. Permet de définir une durée pendant laquelle les coordonnées sont actives.
  
  

• Agence : Nom de l’agence bancaire à laquelle le client est rattaché.
  
  

• N° agence : Numéro d’identification de l’agence.
  
  

• Adresse 1 / Adresse 2 : Informations sur l’adresse postale de l’agence bancaire.
  
  

• Code postal / Ville / Pays : Localisation complète de l’agence.
  
  

• RIB ()** : Relevé d’Identité Bancaire (si applicable, généralement pour les banques françaises).
  
  

• Code IBAN : Numéro de compte bancaire international (obligatoire pour les virements SEPA).
  
  

• Code BIC : Code SWIFT de la banque, permettant d’identifier l’établissement à l’international.

Une fois la banque ajoutée, il est possible de modifier les informations et de rattacher des pièces justificatives dans la GED 

•  Tiers payeurs

Un tiers payeur est une entité (personne physique ou morale) qui prend en charge tout ou partie du paiement d'une facture à la place du client bénéficiaire. Cela peut être une banque, une mutuelle, un organisme public, ou encore une entreprise.

L’utilisation d’un tiers payeur permet de gérer efficacement les cas où le client final ne paie pas directement (par exemple : prise en charge par une assurance, facturation à une entreprise mère, etc.).

• ➕ Ajout d’un tiers payeur

Pour associer un tiers payeur à un client, il suffit d’utiliser le bouton « + Ajouter payeur » depuis la fiche client ou lors de la création d’une vente.

Ensuite, il est nécessaire de renseigner les informations suivantes :

• Nom ou Raison Sociale : il s'agit du nom de l'entité ou de la personne qui prend en charge tout ou partie du paiement.
  
  

• NIF : le Numéro d’Identification Fiscale, utile pour les déclarations comptables ou fiscales.
  
  

• Numéro de TVA intra-communautaire : requis uniquement si le tiers payeur est basé dans un pays de l’Union européenne.
  
  

• Adresse 1 : l’adresse principale du tiers payeur doit être indiquée.
  
  

• Adresse 2 et Adresse 3 : ces champs sont facultatifs et permettent d’ajouter des compléments d’adresse (bâtiment, étage, etc.).
  
  

• Code Postal (CP) : il permet d’identifier correctement la localisation.
  
  

• Ville : la ville correspondant à l’adresse renseignée.
  
  

• État ou Région : à remplir si nécessaire, notamment pour certains pays comme les États-Unis ou le Canada.
  
  

• Pays : le pays de résidence ou d’activité du tiers payeur.
  
  

• Destinataire : ce champ permet de spécifier un contact ou un titulaire de compte, si celui-ci est différent du nom principal.
  
  

• Banque par défaut : il est possible de définir si la banque liée à ce tiers payeur sera utilisée par défaut lors des paiements.

Une fois le tiers payeur ajouté, il est possible d’effectuer plusieurs actions pour gérer ses informations :

1. Modifier : permet de mettre à jour les coordonnées, le RIB, ou tout autre champ du tiers payeur.
   
   

2. Visualiser : permet de consulter les détails complets du tiers payeur sans les modifier.
   
   

3. Supprimer : permet de retirer le tiers payeur si celui-ci n’est plus utilisé ou n’est plus valide.

Au-dessus du tableau contenant la liste des tiers payeurs, il est possible d’exporter les données au format PDF, Excel ou CSV. 

•  Banques des tiers payeurs

Il est possible d’ajouter une banque associée à un tiers payeur directement dans le logiciel. Pour cela, il suffit d'utiliser le bouton « + Ajouter une banque ».

Il suffit de remplir les informations suivantes :

• Tiers payeur (*) : Choisir le nom du tiers payeur ajouté par l’utilisateur, ou sélectionner l’option "Aucun" si aucun tiers payeur n’est concerné.

• Nom de la banque (*) : Préciser le nom de l’établissement bancaire.

• Banque active : Cocher "Oui" si le compte est actif.

• Date : Date de remplissage du formulaire.

• Agence (*) : Nom ou désignation de l’agence bancaire.

• N° agence (*) : Code numérique de l’agence (souvent 5 chiffres).

• Adresse 1 / Adresse 2 : Adresse postale de l’agence ou du titulaire du compte.

• Code postal / Ville / Pays : Informations géographiques correspondant à l’adresse.

• RIB () : Composer le RIB 

• Code IBAN () : Structure internationale du compte (2 lettres + 2 chiffres de contrôle + RIB complet).

• Code BIC (*) : Code international d’identification de la banque (ex. : BMOIMGM1XXX).

• Payeur par défaut : 

L’utilisateur doit sélectionner le payeur par défaut en fonction de l’organisation interne du client, c’est-à-dire choisir si le tiers payeur ou le client lui-même est le payeur principal.

Pour le faire, il suffit d’utiliser le bouton modifier. 

Ensuite, remplir les informations suivantes :

• Choix du payeur : sélectionner si le payeur par défaut est le client ou un tiers payeur, selon l’organisation interne.
  
  

• Banque du client : choisir le compte bancaire rattaché au client ou au tiers payeur, selon le cas.

• Mandat de prelevement sepa : 

Il est possible de générer automatiquement le mandat de prélèvement SEPA dans le logiciel. Il s’agit d’un document d’autorisation qui permet à une entreprise, une organisation ou un fournisseur de prélever automatiquement des fonds sur le compte bancaire d’un client, qu’il soit particulier ou professionnel.

Pour cela, il faut d’abord créer le mandat de prélèvement SEPA en utilisant le bouton “+ Création mandat de prélèvement SEPA”.

Ensuite, les informations sont déjà préremplies par le logiciel grâce à toutes les données renseignées auparavant, à l’exception du champ “Type de paiement” que l’utilisateur doit remplir manuellement en choisissant entre “Récurrent” ou “Ponctuel” et le champ Date signature.

Concernant le type de paiement :

• Récurrent : ce type de paiement correspond à des prélèvements qui se répètent automatiquement à intervalles réguliers (ex. : chaque mois pour un abonnement, une facture d’électricité, un loyer).
  
  

• Ponctuel : ce type de paiement correspond à un prélèvement unique, réalisé une seule fois (ex. : paiement d’une facture exceptionnelle, d’un service ponctuel).

• Autorisation de prélèvement :

Une fois le mandat de prélèvement créé, il est possible de générer directement l’autorisation de prélèvement dans le logiciel.

L’autorisation de prélèvement est un accord donné par un client (ou un débiteur) à un créancier pour que celui-ci puisse débiter automatiquement un montant sur son compte bancaire, à des dates convenues.*

Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton « + Ajouter une autorisation ».

Puis remplir les informations suivantes :

• Banque : Indique le nom de la banque du client (ou du débiteur) auprès de laquelle le prélèvement sera effectué.
  
  
  

• Montant maximum : Saisir le montant maximum autorisé pour chaque prélèvement. Cela permet de fixer une limite de sécurité pour éviter les prélèvements excessifs.
  
  
  

• Du : Indique la date de début de validité de l’autorisation de prélèvement (à partir de quand elle est valable).
  
  

• Au : Indique la date de fin de validité de l’autorisation de prélèvement (jusqu’à quand elle est valable).

Une fois l’autorisation de prélèvement validée, il est possible de la modifier et d’y rattacher des pièces justificatives dans la Ged, en utilisant le bouton « Dossier » situé dans la colonne Action.

La liste des autorisations de prélèvement est exportable aux formats PDF, Excel et CSV.

2.6 : Impressions

Le sous-menu Impressions permet d’activer le modèle des documents commerciaux (devis, factures, bons, etc.) que l’utilisateur souhaite utiliser lors de l’exportation des documents commerciaux en PDF, selon le modèle défini lors du paramétrage client.

Pour activer un modèle, il suffit d’utiliser le bouton dans la colonne Action.

Ensuite, une nouvelle interface s’ouvre pour activer le modèle en un seul clic dans la colonne Modèle par défaut.

Si le bouton est activé en vert, cela signifie qu’il s’agit du modèle par défaut pour ce client lors de la création d’un document commercial.