2. Affectation d'avoirs

L’affectation d’un avoir permet de rembourser ou d’imputer une facture d’avoir créée sur une facture à régler. Pour cela, il faut se rendre dans le menu Paiements > Affectation d’avoirs.

2.1 Remboursement 

Pour effectuer cette opération, il faut accéder au sous menu Affectation d'avoirs  

1 ère étape : séléctionner la facture à rembourser puis, cliquer sur le bouton Saisir règlement 

Une nouvelle interface s'ouvre ensuite afin de permettre l'opération de remboursement.

- Pour cela, il faut activer l'action de remboursement en choisissant OUI dans la partie Rembourser totalement ou partiellement l'avoir

- Ensuite, renseigner le montant à rembourser dans le champ Montant remboursé 

- Il faut remplir après les informations relatives au mode et moyen de paiement de ce remboursement. 

Mode de règlement : Moyen utilisé pour effectuer le remboursement

Compte émission paiement entreprise : Compte bancaire ou compte de trésorerie de l'entreprise à partir duquel le paiement ou le remboursement est effectué.

Libellé du règlement : Description ou référence permettant d'identifier le paiement (le champ est rempli automatiquement par le logiciel mais peut être modifier 

Date de règlement : la date de l'opération de remboursement, elle se met automatiquement à la date du jour et le champ est grisé. 

- Affecter le reste en CPDG : 

• Choisissez Oui si un trop-perçu ou une perte doit être soldée dans un compte de produits ou de charges divers de gestion (CPDG).
• En revanche, choisissez Non si ce n’est pas le cas, c’est-à-dire lorsqu’il n’est pas nécessaire de solder le montant restant dû.

Une fois les informations remplies, il faut passé à la validation du remboursement, par le bouton Valider en haut du tableau. 

Remarque :  comme pour le paiement des factures, l'opération peut être modifiée tant que l'utilisateur n'a pas quitté l'interface de remboursement.

2.2 Affectation d'avoirs

Pour les factures d'avoir qui doivent être affectées à une facture due, si cette affectation n'a pas été effectuée lors de la création de l'avoir, elle peut être réalisée ultérieurement depuis le menu Paiement.

2.2.1  Séléction de la facture d'avoir

Dans le menu Paiements > Affectation d’avoirs, la procédure d’affectation est similaire à celle utilisée lors du règlement d’une facture due.

1ère étape : Sélection de la facture d’avoir

- Sélectionnez la facture d’avoir concernée, puis cliquez sur le bouton « Saisir règlement ».

- Une nouvelle interface s’ouvre, affichant la liste des factures d’avoirs non affectées du client ainsi que les factures dues auxquelles elles peuvent être affectées.

2ème étape : Affectation de l’avoir

Pour affecter l’avoir à une facture due, cochez la facture concernée correspondant à l’avoir sélectionné.

Remarque : La facture due à laquelle l’avoir doit être affecté doit impérativement avoir été créée au préalable.

Une fois l'affectation effectuée, il suffit ensuite de valider l'opération par le bouton Valider

- Si le montant de la facture d’avoir est supérieur à celui de la facture due, l’avoir est alors affecté partiellement. Le montant restant peut encore être affecté à une autre facture due ou faire l’objet d’un remboursement.

- Si le montant de la facture d’avoir est inférieur à celui de la facture due, la facture due est alors partiellement réglée. Le montant restant dû peut être réglé ultérieurement ou être soldé par l’affectation d’un autre avoir.

2.2.2 Remboursement du montant restant de l'avoir 

Si, lors de l’affectation, le montant de la facture d’avoir est supérieur à celui de la facture due, l’avoir est alors affecté partiellement. Le montant restant peut être remboursé directement depuis l’interface d’affectation.

• Pour cela, activez le champ « Rembourser totalement ou partiellement l’avoir » en sélectionnant Oui.
• Les champs relatifs au remboursement s’affichent ensuite, permettant d’effectuer l’opération. 
• Le champ « Montant remboursé » est alors remplis automatiquement par le montant restant de l’avoir à rembourser.

Pour finaliser l'opération d'affectation et de remboursement, cliquez sur le bouton Valider. L'avoir est alors affecté à la facture et le remboursement est enregistré.

Pour conclure, le menu Paiement centralise toutes les opérations liées au règlement des factures. Il permet aussi bien d'enregistrer les paiements que d'affecter un avoir à une facture due, assurant ainsi un suivi simple et efficace des soldes clients.