Introduction

Le menu Paiements permet d'enregistrer les règlements effectués par les clients sur leurs factures. Il offre une gestion simple et centralisée des encaissements, quel que soit le mode de règlement utilisé (espèces, chèque, virement, etc.).

Pour répondre à ce besoin, le logiciel propose actuellement deux fonctionnalités permettant d'assurer le suivi de l'ensemble des règlements, qu'ils concernent des factures dus ou des factures d'avoir.

1. Affectation paiements

Pour le suivi des paiements des factures dûs, le sous menu Affectation paiements pemet de saisir un règlement total ou partiel à une ou plusieurs factures.

Pour cela, il faut accéder au menu Paiements > Affection paiements

1.1 Utilisation des filtres

• Filtre client : permet de rechercher les factures d'un client spécifique. Pour l'utiliser, il faut cliquer dessus et séléctionnez le client souhaité. 
• Filtre Paiement : permet de sélectionner le type de factures à afficher :

Toutes les factures et avoirs : affiche l'ensemble des factures et des avoirs.

Factures impayées : affiche toutes les factures n'ayant pas encore été réglées.

Tous les avoirs : affiche toutes les factures d'avoir.

Avoirs affectés à une ou plusieurs facture(s) : affiche les avoirs déjà affectés à une ou plusieurs factures.

Avoirs non affectés et non payés : affiche les avoirs qui n'ont encore été ni affectés à une facture, ni remboursés.

Avoirs payés : affiche les avoirs déjà remboursés et affectés.

• N° Facture : permet de rechercher une facture en saisissant son numéro.
• Montant : permet de rechercher une ou plusieurs factures en saisissant un montant.
• Exercice : permet de sélectionner un exercice comptable différent afin d'afficher les factures des exercices précédents.
• Mois : permet d'afficher les factures éditées au cours d'un mois spécifique.
  
  

1.2  Code couleur du tableau

• La ligne est affichée en blanc lorsque la facture est entièrement payée et qu’aucune action supplémentaire n’est possible.
• La ligne est affichée en rose foncé lorsque la facture est impayée.
• La ligne est affichée en rose clair lorsque la facture a été partiellement payée.

1.3 Saisir un règlement

Pour cela, il faut sélectionner la facture à payer par la case à cocher de la première colonne du tableau > Saisir règlement

Une fois le bouton Saisir règlement cliqué, une nouvelle interface s'ouvre permettant la saisie du règlement.

Pour saisir un paiement, il est nécessaire de renseigner les différents champs demandés par le logiciel :

Mode de règlement : permet de définir le mode de paiement utilisé par le client.

Compte réception paiement entreprise : permet de sélectionner le compte sur lequel l'entreprise reçoit le paiement du client.

Date de règlement : permet de renseigner la date à laquelle le client a effectué son paiement.

Montant encaissé : permet de saisir le montant effectivement payé par le client.

Reste impayé sur sélection : ce champ est automatiquement calculé par le logiciel. Il correspond à la différence entre le montant total des factures sélectionnées et le montant encaissé. Il est donc lié au champ Montant encaissé.

Si le montant encaissé est égal au montant total à payer des factures sélectionnées, le champ « Reste impayé sur sélection » affiche une valeur égale à 0.

Si le montant encaissé est inférieur au montant total à payer des factures sélectionnées, le champ « Reste impayé sur sélection » affiche le solde restant à régler. 

Solder le reste impayé en CPDG (Charges et Produits Divers de Gestion) : permet de choisir si le montant restant doit être enregistré en comptabilité. Si cette option est activée, il faut sélectionner Oui. 

Deux cas peuvent se présenter :

1er cas :

Si le montant encaissé est supérieur au montant de la facture à régler, l'excédent est considéré comme un trop-perçu et est comptabilisé dans le compte de Produits Divers de Gestion (PDG).

2ème cas :

Si le montant encaissé est inférieur au montant de la facture à régler, le solde restant est considéré comme une perte et est comptabilisé dans le compte de Charges Diverses de Gestion (CDG).

Une fois la saisie du règlement effectuée, il est encore possible de modifier les informations à condition de ne pas quitter l'interface après la validation. 

Pour cela, il faut juste modifier le règlement saisie en utilisant le boton Modifier, les champs s'ouvrent ensuite pour permettre la modification des champs à savoir : 

- Mode de règlement

- Date de règlement 

- Libellé du règlement

- Montant encaissé

Ainsi que les  informations concernant la transaction.