3. Paramétrage relatif à la gestion du portefeuille

Afin de pouvoir utiliser correctement la gestion des portefeuilles, certains paramètres doivent être effectués au préalable dans le menu Paramètres.

3.1 Paramétrage des catégories de projets

La catégorisation des projets permet d’organiser les projets afin de mieux les gérer, les suivre et les analyser selon sa nature, son objectif ou son domaine d’activité. 

3.1.1 Ajout nouveau catégorie

- Pour ajouter les différents type de catégorie, il faut se rendre dans le menu Paramètres > I > Organisation Commerciale > Catégories projets > +Ajouter : il faut ensuite remplir les champs demandés par le logiciel à savoir : 

- Nom : nom de la catégorie.

- Définition : description détaillée expliquant la catégorie du projet.

- Le tableau de la liste des catégories peuvent ensuite être réorganisé selon le besoin de l’utilisateur, pour cela, il faut utiliser le bouton Modifier l’ordre des catégories de projets

Une fois le bouton cliqué, il faut sélectionner la catégorie, maintenir le clic puis glisser le curseur vers l’emplacement souhaité. 

3.1.2 Modification et suppression Catégorie

Dans la colonne Actions, les utilisateurs peuvent modifier ou supprimer une ou plusieurs catégories.

- La modification peut être effectuée à tout moment. 

- Le bouton de suppression est disponible uniquement si la catégorie n’est pas encore liée à un devis.

3.2 Paramétrage des Phases projets

La phase de projet indique l’étape dans laquelle se trouve le projet au moment de la création du devis.

Le logiciel propose 4 phases de projet par défaut.

3.2.1 Ajout nouvelle Phase de projet

Il est également possible d’ajouter des nouveaux phases de projets à partir du bouton +Ajouter

3.2.2 Modification et suppression phases de projets

 Une fois ajouté, deux boutons sont disponibles dans la colonne Actions afin de modifier les informations de la phase de projet et de la supprimer si elle n’est plus active. 

3.3 Paramétrage des Probabilités ventes 

La probabilité de vente est une estimation du pourcentage de chances qu’une opportunité ou un devis se transforme en vente réelle. 

Le logiciel propose les probabilités de ventes de 10% à 100% avec une définition claire des probabilités.  

3.3.1 Ajout d’une nouvelle probabilité de vente

Il est également possible d’ajouter une nouvelle probabilité de vente à partir du bouton +Ajouter.  

3.3.2 Modification de la probabilité de vente

Une fois ajoutée, la probabilité de vente peut être modifiée à partir de la colonne Actions. 

Par ailleurs, la probabilité peut être supprimée si elle n’est pas définie comme probabilité par défaut, utilisée lors de la création de chaque nouveau devis, et qu’elle est encore active. 

Défaut : cette colonne indique et permet de sélectionner automatiquement la probabilité qui s’affiche par défaut lors de la création d’un devis.

Actif : cette colonne permet de désactiver une probabilité de vente active ; il suffit de cliquer sur le bouton vert pour la désactiver.

Actions : cette colonne regroupe les boutons de modification et de suppression.

3.4 Paramétrage de la qualification

La qualification permet d’identifier, de vérifier et de confirmer qu’un projet est bien défini, pertinent et réalisable avant de le lancer. 

La qualification dans le logiciel permet d’attribuer une note au projet. Onze critères sont intégrés par défaut dans le logiciel ; Ils sont d’ailleurs modifiables et supprimables à condition que ceux-ci ne soient pas encore rattachés à un devis.

3.4.1 Ajout nouvelle qualification

Il est également possible d’ajouter des nouveaux critères de qualification et pour cela, un bouton  + Ajouter est mis à disposition au dessus du tableau de la liste. 

Une fois le bouton cliquer, une fenêtre s’ouvre et l’utilisateur doit remplir les informations suivantes : 

- Nom : nom du critère

- Définition : définition du nouveau critère

- Note maximum : la note maximum à attribuer au critère

3.4.2 Modification de l’ordre des qualifications

Le tableau de la liste des qualification peuvent ensuite être réorganisé selon le besoin de l’utilisateur, pour cela, il faut utiliser le bouton Modifier l’ordre des catégories de projets

Une fois le bouton cliqué, il faut sélectionner la qualification, maintenir le clic puis glisser le curseur vers l’emplacement souhaité. 

3.5 Paramétrage des causes pertes

Il est également nécessaire d’assurer une traçabilité des causes de perte des projets. Pour cela, l’utilisateur peut en ajouter, il suffit d’utiliser le bouton + Ajouter 

3.5.1 Modification et suppression des causes de pertes

Une fois ajoutée, la cause peut être modifiée et supprimée via les boutons disponibles dans la colonne Actions.

3.5.2 Modification de l’ordre des causes de pertes 

Le tableau de la liste des causes de pertes peuvent ensuite être réorganisé selon le besoin de l’utilisateur, pour cela, il faut utiliser le bouton Modifier l’ordre des catégories de projets

Une fois le bouton cliqué, il faut sélectionner les causes de pertes, maintenir le clic puis glisser le curseur vers l’emplacement souhaité.

3.6 Source de vente

Les sources de vente peuvent également être paramétrées afin que l’utilisateur puisse en ajouter ou en supprimer selon ses besoins.

Le chemin pour y accéder est : Paramètres > Factures > Sources de vente.

Et pour ajouter une nouvelle source de vente, il faut utiliser le bouton + Ajouter, un pop up s’affiche ensuite.

Ensuite, la modification est faisable via les boutons dans la colonne Actions