Le menu Actions permet de créer, suivre et gérer facilement l’ensemble des tâches. Grâce à une interface simple, il est possible de visualiser les responsables, les participants, les échéances ainsi que l’état d’avancement en un coup d’œil, afin d’assurer un suivi rapide et efficace.

I. Paramétrage des tâches

Avant de créer une tâche pour un utilisateur, il est important d’ajouter les types de tâches correspondant aux processus de l’entreprise. 

Pour ce faire il faut se rendre dans le menu Paramètres > Actions > Tâches

I.1. Ajout thèmes des tâches : 

Un fois dans cette partie de paramétrage, il suffit de cliquer sur le bouton + Ajouter

Et un pop-up s’affiche pour insérer l’information sur :
- Libellé de la tâche
- Son État Actif par : Oui ou Non

Une fois inséré, il suffit de cliquer sur le bouton Enregistrer.

Remarque, sur le tableau, il y a la possibilité de rendre inactif une tâche concerner en cliquant le bouton check en vert pour le rendre en sens interdit de couleur rouge

II. Gestion des tâches dans le menu Action :

La gestion des tâches est l'étape pour traiter et mettre en place toutes les tâches à attribuer à un réalisateur (utilisateur) ayant accès au logiciel, que ce soit pour un client ou en interne.

II.1. Ajout tâches : 

Pour ajouter une tâche, il faut se rendre dans le menu Actions > Tâches > Actives.

Un fois dans l’interface, il suffit de cliquer sur le bouton + ajouter. Et un pop-up de l’information sur la tâche à créer s’ouvre.

A savoir,
- Date de création (*) : date du jour renseignée automatiquement par le logiciel lors de l’enregistrement de la tâche.
- Échéance (*) : date limite à laquelle la tâche doit être terminée et validée.
- Libellé (*) : intitulé ou titre de la tâche.
- Priorité : niveau d’importance attribué à la tâche dans le cadre du traitement, choix par oui ou non.
- Thème : catégorie permettant de classer et regrouper les tâches selon leur nature.
- Réalisation (*) : une ou plusieurs personnes responsables de l’exécution de la tâche.
- Participants : une ou plusieurs personnes impliquées dans la tâche sans en être responsables (facultatif).
- Association client : type de rattachement de la tâche, soit à un client/prospect, soit à une activité interne.

Remarque :
Si le choix est « Client/Prospect », un champ déroulant apparaît automatiquement pour sélectionner le client concerné.

Mais si le choix est “Interne”, il n’y a pas de sélection de client, car il s’agit d’une tâche exécutée en interne.

- Description : détails de la tâche
- Annuler : abandon de la saisie
- Enregistrer : sauvegarde de la tâche

Une fois enregistrée, la tâche ajoutée apparaît dans le tableau avec les informations en code couleur, conformément à l’affichage montré sur la capture ci-dessous.

II.2. Outils dans la colonne Action d’une tâche : 

Dans la colonne action, il y a plusieurs possibilités à faire après ajout.

Comme suivant : 

1. Le premier bouton permet de visualiser le détail de la tâche.
   
   
   

2. Le deuxième bouton permet de modifier la tâche ajoutée.
   
   
   

3. Le troisième bouton permet de changer le thème de la tâche.
   
   
   

4. Le quatrième bouton permet d’enregistrer la date de réalisation de la tâche.
   Il permet de marquer la tâche comme terminée en renseignant sa date de réalisation.
   
   Une fois la date de réalisation enregistrée, cette tâche n’apparaît plus dans la liste des tâches actives, mais dans l’historique des tâches (Menu Actions > Tâches > Historique).
   
   
   

5. Le cinquième bouton permet de supprimer la tâche correspondante.
   
   
   

II.3. Historique des tâches : 

Après l’enregistrement de la date de réalisation d’une tâche, celle-ci apparaît automatiquement dans Menu Actions > Tâches > Historiques.

Ce tableau affiche toutes les tâches déjà réalisées, mais certaines actions restent possibles même après leur réalisation.


Dans la colonne Actions, les boutons indiqués sur la capture ci-dessus correspondent à :
- Bouton de vérification du détail de la tâche
- Bouton pour modifier la tâche
- Bouton pour changer le thème
- Bouton en forme de sens interdit : pour réactiver la tâche

En cliquant sur le bouton “Oui”, la tâche correspondante revient automatiquement dans Menu Actions > Tâches > Actives.

- Et enfin le bouton pour supprimer la tâche réalisée.

III. Gestion des tâches dans la fiche client :

Lorsqu’une tâche est ajoutée avec une association Client/Prospect, elle apparaît dans la fiche du client concerné, accessible via :

Menu Clients > Fiches clients > Tâches en cours > Liste des tâches.


Une fois dans la fiche du client disposant de la tâche, plusieurs actions sont possibles via les boutons dans la colonne Actions ; voir la partie II.2 Outils dans la colonne Actions de ce document.

Remarque :
- la seule différence est l’absence du bouton permettant de changer le thème de la tâche dans cette colonne.
- Un utilisateur peut uniquement modifier et supprimer les tâches qu’il a créées. Les tâches créées par d’autres utilisateurs ne sont ni modifiables ni supprimables.


Il est également possible d’ajouter une tâche dans une fiche client en cliquant sur le bouton Ajouter une tâche, comme indiqué dans la capture ci-dessous.