Le logiciel Gescom permet de gérer les clients. L'objectif est d'enregistrer toutes les informations nécessaires pour faciliter la gestion de leurs documents commerciaux.

1 - Paramétrage relatif à l'ajout d'un client

Avant de pouvoir enregistrer un nouveau client dans le logiciel Gescom, il est impératif de procéder à un paramètres, notamment en définissant la codification des clients. 

Ce paramètre garantit une organisation cohérente et adaptée aux besoins spécifiques de l'entreprise.

1.1 : Codification du client

L'objectif est de paramétrer correctement cette codification en fonction du fonctionnement spécifique de l'entreprise, afin de garantir une gestion cohérente et organisée des informations clients. 

Ce paramétrage se fait dans le menu Paramètres > Clients > Clients > Codification > Longueur de compte > Modifier.

Le processus de codification se fait en deux étapes :

1. Choix de la longueur de compte
   

2. Choix du numéro de démarrage de la codification

Étape 1 : Choix de la longueur de compte

Il faut choisir le nombre de chiffres pour les comptes clients, entre 6 et 9, en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise.
L'utilisateur peut à tout moment augmenter le nombre de chiffres. Dans ce cas, des zéros seront automatiquement ajoutés devant chaque numéro de client existant.
Il est important de noter que tous les comptes clients auront toujours la même longueur de compte, conformément à la codification choisie pour le numéro du client.

Par exemple : 41100002

Étape 2 : Choix du numéro de démarrage de la codification

Cette étape permet de définir le numéro de départ pour la codification des clients. Il s'agit du premier numéro attribué au premier client enregistré après le paramétrage, à partir duquel la numérotation des autres comptes clients sera effectuée.

L’utilisateur a quatre options pour définir le démarrage de la codification des numéros :

• Choix 1 : Démarrer la codification à partir de 00001.
  

• Choix 2 : Démarrer la codification à partir d'un numéro spécifique choisi par l'utilisateur.
  

• Choix 3 : Démarrer la codification au premier numéro disponible. Le logiciel attribuera les nouveaux numéros de manière incrémentale, en comblant les lacunes dans la numérotation existante. Aucun doublon ne sera créé pour les numéros déjà attribués.
  

• Choix 4 : L'utilisateur choisit la codification des numéros clients. Le logiciel empêche la création de doublons ou de numéros contenant des lettres.

Une fois ce paramétrage effectué, il est nécessaire d'enregistrer les modifications afin qu'elles soient prises en compte dans le logiciel.

2- Ajout d’un client 

L’ajout d’un client se fait depuis le menu principal : Client > + Ajouter un client.

Ensuite, il est nécessaire de renseigner les informations suivantes :

• Numéro / Code client : ce code s’affiche automatiquement selon le mode de codification choisi dans les paramètres par l’utilisateur.
  
  

• Ancien code client : à renseigner si le client a déjà été géré auparavant dans un autre domaine ou système.
  
  

• Nom du client : indiquer le nom du client à ajouter, par exemple Julia SARL.
  
  

• Code comptable : ce code est attribué automatiquement par le logiciel en fonction du mode de codification choisi dans les paramètres.
  
  

• Ancien code comptable : à renseigner si le client dispose d’un numéro de compte comptable dans un système précédent.
  
  

• Statut : choisir entre les deux types de client suivants :
  
  

• Client ordinaire : entreprises, administrations ou personnes physiques auxquelles l’entreprise vend ses produits, marchandises ou services.
  
  

• Client de consolidation : entités utilisées pour regrouper les ventes de plusieurs clients ordinaires afin d’avoir une vision globale d’une entité économique.

Remarque : Un compte de consolidation ne comprend pas d'adresse ni de contacts. Il ne permet pas de réaliser des devis, commandes, livraisons, factures.

Une fois l’ajout du client effectué, l’utilisateur est automatiquement redirigé vers la fiche client, afin de gérer l’ensemble des informations le concernant.