Manao Paie facilite le suivi des paiements en offrant à l'utilisateur la possibilité de surveiller les canaux de paiement pour l'entreprise et ses salariés, ainsi que de générer des ordres de virement pour les transferts bancaires.

1. Condition de paiement

Pour effectuer le paiement des salaires, les bulletins de paie doivent remplir une condition : la confirmation de l’étape Validation.

Cette étape consiste à vérifier et approuver les informations du bulletin de paie avant de passer à l’étape de diffusion. 

Afin de valider un bulletin de paie, l’utilisateur peut le faire soit par : 

- La saisie individuelle 

- La saisie collective

2. Les étapes de paiements

Une fois les bulletins de paie validés, l’utilisateur doit franchir plusieurs étapes avant de finaliser le paiement. 

• État des paiements 
• Accord paiement
• Génération ordre de paiement 
• Transmission ordre de paiement 
• Enregistrement paiement

2.1 Etat des paiements 

Le suivi des paiements se déroule en plusieurs étapes, dont la vérification de l’état des paiements.

À ce stade, l’utilisateur obtient une vue d’ensemble pour évaluer l'évolution des paiements des salaires de chaque employé. 

2.2 Accord paiement

L’utilisateur doit valider l’accord pour que le processus de paiement puisse continuer. 

Cette étape vise à autoriser les paiements des salaires et permet de configurer les canaux de paiement de l’entreprise et la répartition des paiements des salaires des employés. 

2.2.1 Valider l’accord paiement

Pour accorder le paiement, l’utilisateur doit utiliser le bouton directionnel Accord paiement > cocher les cases à cocher dans la colonne Accord paiement. 

2.2.2 Choix de canaux de paiement entreprise

Une fois l'accord de paiement validé, il faut vérifier et modifier si besoin le canal de paiement de l’entreprise. 

2.2.3 Répartition des paiements compte salarié

Il est également possible d'ajuster la répartition des paiements des salaires après validation de l'accord de paiement.

À noter que cette répartition est préalablement configurée dans la fiche individuelle de chaque salarié.

2.3 Génération ordre de paiement

Pour le paiement par virement bancaire, cette étape consiste à générer l’ordre de virement bancaire

Pour le paiement en espèce, cette étape permet de valider le paiement en ajoutant la Référence

Remarque : une fois l’ordre de paiement généré, l’utilisateur peut télécharger les fichiers qui sont visibles dans le tableau des ordres générés.

2.3.1 Virement dans un compte bancaire 

Il est possible d’obtenir le fichier de l’ordre de virement dans le tableau indiqué ci-dessous 

2.3.2 Virement dans un compte IMF 

Lorsque l’ordre de virement pour le virement de salaire dans un compte IMF est généré, le fichier peut être téléchargé dans la partie du tableau nommé IMF associé aux banques.

2.4 Transmission ordre de paiement

L’étape de transmission consiste à renseigner dans le logiciel la date de transmission de l’ordre de paiement à la banque. 

2.4.1 Transmission ordre de paiement pour virement bancaire 

1. Voir le détail de paiement 

2. Ajouter la date de transmission si la date n’est pas encore renseignée 

3. Dossier pour stocker les ordres de virement 

4. Annulation de l’ordre de transmission

2.4.2 Transmission ordre de paiement pour versement en espèce

Pour le paiement par espèce, il est aussi indispensable d’effectuer la transmission afin de pouvoir passer à l'étape finale qui est l'enregistrement de paiement. 

Pour cela, il faut aller dans le bouton stylo de la colonne Actions

Il faut ensuite renseigner la date de transmission dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre. 

2.5 Enregistrement paiements 

Une fois la transmission effectuée, l’utilisateur peut maintenant passer au paiement des salaires en accédant à l’étape Enregistrement paiements effectués par le dernier bouton directionnel.

1. Le bouton œil permet de visualiser la liste des salariés avec le détail du salaire à payer.

2. Le bouton stylo permet d’ajouter la date de paiement afin de marquer les salaires comme payés.

3. Vérification de l’état des paiements 

Une fois le paiement des salaires effectué, l’utilisateur peut vérifier les informations.

3.1 Retour vers l’état des paiements

Retourner à la première étape : celle de la vérification de l’état des paiements

3.2 Accéder à la saisie des bulletins de paie 

Une fois le paiement effectué, une information s'affiche dans les bulletins de paie concernés afin d’informer l’utilisateur que le paiement a été effectué pour le bulletin de paie de ce salarié.

3.2.1 Saisie collective 

Dans cette partie, une colonne est disponible pour indiquer l’état de paiement du bulletin de paie .

1. Prêt à payer : le bulletin est marqué par cette information si l’étape de paiement a déjà été entamée.

2. Non payé : bulletin de paie non encore payé.

3. Date : salaire payé à la date indiquée dans la colonne.

4. Payé partiellement : le salaire est payé partiellement.

3.2.2 Saisie individuelle

Dans cette partie, chaque bulletin est marqué par l’information au fond bleu cadré dans la capture ci-dessous.

Remarque : dès que l’étape de l’accord de paiement est franchie, les bulletins de paie concernés ne peuvent plus être modifiés et aucune annulation n’est possible