La gestion du contrat d’un salarié constitue une étape essentielle dans la relation entre l’employeur et le salarié. Son intégration dans le dossier du salarié est indispensable, car elle permet au logiciel de générer automatiquement le bulletin de paie.

I. Création nouveau contrat : 

Afin de permettre le traitement du bulletin de paie d’un salarié, l’ajout d’un contrat est requis.

Pour cela, il suffit d'accéder au menu Salariés > Registre.
Une fois dans ce sous-menu, il faut utiliser le filtre « Contrat » en sélectionnant l'option « Sans contrat ». 

Ce filtre permet d’afficher la liste de l’ensemble des salariés ne disposant pas encore de contrat.

Ensuite, il convient de cliquer sur l’icône modifier (stylo) située dans la colonne Actions du salarié concerné.
La redirection s'effectue automatiquement vers le dossier du salarié (onglet « État civil »). Il faut ensuite se rendre dans l’onglet « Contrats ».

Un message s'affiche pour informer que « ce collaborateur n’a pas de contrat actif, vous devez créer un nouveau contrat ». C’est pourquoi le tableau de la liste des contrats est vide.

1.1 Nouveau contrat pour un salarié sans contrat : 

Il faut ensuite cliquer sur le bouton « + Nouveau contrat » situé à droite du tableau.
La redirection s'effectue automatiquement vers les champs de saisie afin d'insérer toutes les informations du contrat à attribuer au salarié.

A savoir sur la définition de chaque champs et exemple possible : 

• Type de contrat : Selon les données insérées dans le paramètre. Exemple : CDD

• Forme de contrat : Le contrat est formalisé par un document signé. Exemple : Écrit

• Renouvelable : Le contrat peut être renouvelé après sa date de fin. Exemple : Oui

• Date d’entrée ancienneté : Date à partir de laquelle l’ancienneté du salarié est calculée. Exemple : 01/11/2025

• Début contrat : Date de début d’exécution du travail. Exemple : 01/11/2025

• Fin contrat : Date de fin prévue du contrat. Exemple : 30/04/2026 ( Remarque : pour un contrat CDI, ce champ n’est pas obligatoire, tandis qu’il l’est pour un contrat CDD).

• Période d’essai : Salarié dans la période d'essai. Exemple : Oui

• Durée période d’essai : Durée pendant laquelle le salarié est évalué. Exemple : 2 mois

• Date fin de période d’essai : Dernier jour de la période d’essai. Exemple : 31/12/2025

• Etablissement : L’entreprise ou le site où travaille le salarié. Exemple : Groupe Logiteck

• Fonction : Poste occupé par le salarié. Exemple : Assistance de direction

• Catégories : Classification interne selon la grille RH. Exemple : 1A

• Recruté : Le salarié a été recruté localement. Exemple : Sur place

• Indice : Niveau de classification salariale dans la grille. Exemple : 425

• Valeur indice : Valeur monétaire correspondant à l’indice. Exemple : 2000 Ar par point d’indice.

• Durée de travail : Le salarié travaille selon la durée légale normale. Exemple : 40h/semaine

• Heures totales de travail : Total des heures mensuelles. Exemple : 173,33 heures / mois (40h x 52 semaines ÷ 12 mois = 173,33 heures.) (Calculé automatiquement par le logiciel)

• Droits congés : Nombre de jours acquis par mois. Exemple : 2,5 jours (Calculé automatiquement par le logiciel)

• Allocation Familiale : Le salarié bénéficie des allocations pour ses enfants. Exemple : oui

• Mode de calcul : Le salaire de base est calculé sur une moyenne d'heures ou de jours forfaitaire. Exemple : Forfait mensuel.

• Taux horaire : Montant gagné par heure de travail. Exemple : 4 903,94 Ar

• Salaire de base : Salaire hors primes et avantages. Exemple : 850000 Ar

Après la saisie de l’ensemble des informations requises, le bouton « Enregistrer » permet de finaliser la création du contrat.
Le logiciel retourne ensuite automatiquement sur le tableau d'affichage des contrats.

1.2 Renouvellement contrat > Ajout contrat à partir du dernier contrat : 

La création d’un contrat à partir du dernier contrat permet de le renouveler tout en conservant les données de l’ancien contrat, ce qui garantit un gain de temps et une réduction des erreurs de saisie.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton + créer contrat à partir du dernier contrat.

Une fois cliqué, un pop-up s’affiche pour l’insertion de l’information du contrat indiqué dans la capture ci-dessus..

Le champ « Rubriques du bulletin » permet la sélection et l'attribution des indemnités au salarié, en précisant le montant correspondant et la fréquence, comme indiqué dans la capture ci-dessus.

Le dernier champ est destiné à la saisie d’un commentaire relatif au contrat.

II Traitement d'un contrat existant : 

La modification ou la suppression d’un contrat est possible tant qu’aucun bulletin de paie n’a été validé.

2.1 Modification condition contractuelle : 

Suite à la création d'un contrat, il est encore possible de procéder à la modification. Pour s’y faire, il faut cliquer sur le bouton voir détail de la colonne action du tableau de contrat.

Une fois cliquées, les informations précédemment ajoutées s’affichent avec tous les champs grisés dans l’onglet “conditions contractuelles”. Alors, pour effectuer une modification, il suffit de cliquer sur le bouton “Modifier contrat”.

Remarque : Après modification, le champ « Raison de la modification » est obligatoire pour pouvoir cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Ce champ sert à renseigner le motif exact de la modification du contrat du salarié concerné.

Date de fin contrat : 

En cliquant sur le bouton modifier contrat, Le champ marqué en vert dans la capture ci-dessous s’ouvre qui permet de renseigner la date de fin contrat. 

Mode de calcul salaire : 

Ensuite, le champ pour modifier le mode de calcul du salaire s’active également permettant  de le re-configurer : soit par Taux horaire soit par forfait mensuel.

Remarque : Cette modification n’est pas possible si le contrat a déjà un bulletin valide ou diffusé.

Etats de contrat : 

Le tableau affiche les informations clés et l'état actuel du contrat du salarié, comme illustré dans la capture ci-dessus.
Dans cet exemple, le contrat est indiqué comme « actif », ce qui signifie qu’il est valide.
Le type de contrat (CDD) ainsi que les dates de début et de fin du contrat sont également affichés.

Il y a trois types d'état de contrat : 

• Contrat actif : Le contrat est actuellement validé et le salarié est en fonction.

• Contrat expiré : Le contrat a atteint sa date de fin et n’est plus valide.

• Contrat en attente : Le contrat est enregistré mais n’est pas encore entré en vigueur, en attente de validation ou de date d’effet.

2.2 Traitement Indemnité :  

La rubrique du contrat est l'élément utilisé pour définir et ajouter les indemnités ou avantages spécifiques qui composent la rémunération du salarié au-delà du salaire de base.

Pour modifier la rubrique du contrat, Il faut se rendre dans l’onglet “Rubriques”, et cliquer sur le bouton “Modifier Rubriques”. 

Par exemple : activation de l’Indemnité de transport et de l’indemnité de logement. Il faut ensuite définir la fréquence de l’indemnité : journalier, mensuel ou annuel

Une fois les rubriques à affilier à un salarié cochées, celles-ci sont automatiquement affichées dans son bulletin. Il ne reste qu'à cliquer sur le bouton “Enregistrer les modifications”.

2.3 Commentaire : 

Dans l’onglet commentaire, il faut cliquer sur le bouton modifier commentaire et le champ pour faire la saisie est disponible.

Une fois le commentaire ajouté, il ne reste plus qu'à enregistrer.

Lorsqu’un commentaire est ajouté, l’onglet s’affiche avec une étoile afin d’informer l’utilisateur chargé de vérifier le contrat.

2.4 Historique : 

L’onglet Historique affiche les mouvements du contrat, qu’il s’agisse d’une création ou d’une modification, en indiquant la date et l’heure de l’action effectuée par l’utilisateur.

En cliquant sur le bouton de la colonne Action, un pop-up affiche l’aperçu des informations ajoutées lors de la création du contrat ou bien la comparaison sur la modification de l’information au contrat.

2.5 Contrat écrit : 

L’onglet « Contrat écrit » permet d’ajouter les informations relatives au projet de contrat en suivant la structure proposée par le logiciel, afin d’obtenir une version numérique du contrat au format PDF.

Dans l’onglet contrat écrit, il suffit de cliquer sur le bouton ajouter projet contrat.

Un fois cliquer, un pop-up pour insérer le nom du projet affiche. Par exemple : contrat écrit

Après enregistrement, il est possible de compléter le contrat en cliquant sur les boutons de la colonne Action afficher sur la capture ci-dessous.

Remarque : Pour plus de détails sur le traitement d’un contrat écrit, une documentation est déjà disponible sur le site support.manao.eu.

2.6 Solde tout compte :  

Le solde de tout compte correspond au paiement final des sommes dues à un salarié lors de son départ de l'entreprise. Il inclut salaires, congés non pris et indemnités, et sert de preuve de règlement.

Il est possible d’ajouter un dossier en cliquant sur le bouton « + Ajouter un dossier » afin de classer les documents relatifs au STC du salarié après la fin du contrat.

2.7 GED : 

L’onglet GED est l’espace dédié à l’importation de documents (scans ou fichiers numériques) relatifs au salarié concerné, afin de faciliter le classement des informations du salarié.

III Suspension contrat : 

La suspension de contrat correspond à l’interruption temporaire des obligations contractuelles d’un salarié, tout en maintenant la validité de son contrat pour une période déterminée.

Pour se faire, il suffit de cliquer sur le bouton “suspendre contrat”

Remarque : Pour la mise en suspension d'un contrat, il est nécessaire qu'un paramétrage préalable soit mis en place.

IV Suppression contrat : 

Pour procéder à la suppression d’un contrat, il suffit de se rendre dans le menu Salariés > Régistres > Dossier salarié > Contrats.
Un fois dans cet onglet, il suffit de cliquer sur la corbeille rouge.

Un pop-up de confirmation apparaît pour la suppression du salarié, et il faut cliquer sur le bouton « Confirmer » pour finaliser l’action.

Après confirmation de la suppression d’un contrat récent, une fenêtre s'ouvre, proposant deux options : soit le maintien de l'état actuel (contrat expiré), soit la réactivation du contrat CDI précédent.