Les configurations préalables

La gestion administrative du personnel est un ensemble d’opérations nécessaires à l’établissement de la paie. 

Elle couvre : 

• la gestion des contrats de travail
• le calcul et la gestion des salaires, des cotisations sociales et de l’IRSA
• la gestion des embauches et des débauches dans l’établissement
• la gestion des dossiers du personnel
• la gestion des absences, etc.

Manao Paie est pourvu de plusieurs fonctionnalités permettant de faciliter cette gestion administrative du personnel.

Mais avant l’utilisation de ces fonctionnalités, Manao Paie requiert certains paramétrages. 

1. Configurations préalables

Dans Manao Paie, toutes les configurations sont faites dans le menu “Paramètres”. 

Il faut ensuite choisir le sous menu horizontal qui se rapporte à la configuration à faire. 

Voyons en premier lieu les paramètres  qui se rapportent à l’entreprise et en second lieu ceux qui sont liés au personnel.

1.1.Paramètres liés à l’entreprise

1.1.1 Le siège et le logo de l’entreprise

Cette opération  consiste à enregistrer dans Manao Paie les principales informations sur l’entreprise.

Cette étape est très importante car ce sont ces informations qui vont s’afficher automatiquement dans les divers documents édités dans ce logiciel. 

Tout d’abord, dans la rubrique “Immatriculation”, il faut enregistrer la dénomination sociale et le nom commercial ainsi que le type de la société. Puis, il s’ensuit la mention des divers numéros d’immatriculation de l’entreprise. Et enfin, il faut inscrire l’activité et le code d’activité de l’entreprise. 

Tous les renseignements permettant de joindre l’entreprise sont aussi à enregistrer dans la rubrique “coordonnées”. 

Enfin, l’importation du logo de l’entreprise se fait dans le sous-menu “logo”. 

Ci-dessous, nous avons comme exemple l’export en PDF d’un bulletin de paie et aussi une version PDF d’une déclaration nominative des salaires versés pour illustrer l’importance de l’enregistrement de ces informations.

Exemple 1

Exemple 2

1.1.2 L’enregistrement des différents établissements de l’entreprise

Il est possible dans Manao Paie d’enregistrer les établissements de l’entreprise dans le cas où elle en a plusieurs.

1.1.3 L’ajout d’exercice

Avant d’aborder une nouvelle période d’exercice, il faut procéder à la création d'un exercice dans le menu “Paramètres”. 

Cette action a pour intérêt de permettre l’enregistrement de toutes les opérations qui se rapportent à l'exercice. 

Pour chaque période, Manao Paie donne une synthèse du nombre total de bulletins salariés et le nombre de factures intermittents.

1.1.4 Les informations liées aux banques et aux caisses de l’entreprise

Toutes les informations sur  les banques et  les caisses de l’entreprise sont à enregistrer dans ce menu afin de pouvoir retracer dans ce logiciel les divers paiements effectués via ces sources de fonds. 

Il est aussi important de définir la devise utilisée par l’entreprise. 

1.2 Paramètres liés au personnel

1.2.1 Personnalisation du numéro matricule

Dans Manao Paie, il est possible de personnaliser le matricule en choisissant le nombre de caractères ainsi que le préfixe utilisé par l’entreprise.

Dans notre exemple, nous avons choisi le préfixe SCM et 06 caractères.

Donc, notre numéro matricule prendra la forme suivante SCM001.

Paramètres > Personnel > matricule

 1.2.2 Ajout et consultation des catégories professionnelles

Il est à rappeler que la loi prévoit des salaires minima pour chaque catégorie professionnelle. 

Il s’agit des salaires à l’embauche et des salaires pour un employé jouissant d’une ancienneté. 

Ainsi, on peut définir et vérifier le salaire d’un employé à partir de  cette classification  professionnelle.

C’est aussi à partir de la classification professionnelle qu’on détermine également la durée de préavis.

Toutefois, la loi permet une classification en dehors de cette échelle. Et la législation qui s’y rapporte peut aussi changer.

 En tenant compte de l’importance de cette classification professionnelle ainsi que des éventuels changements de la législation, Manao Paie permet l’ajout, la modification et la suppression des catégories professionnelles. 

Dans le sous menu “Catégories”, on peut consulter, modifier, ajouter et supprimer  les catégories professionnelles.

1.2.3 Ajout et consultation des fonctions

Pour consulter ou ajouter des fonctions dans Manao Paie, il faut aller dans le sous menu “Personnel” du menu “Paramètres”.

Par conséquent, il faut ajouter dans Manao Paie les postes nouvellement créés dans l’entreprise en précisant le statut y afférent, c’est à dire salarié ou intermittent ou encore intervenant extérieur à l’entreprise. 

L’enregistrement  de la qualification et de la description du poste n'est toutefois pas obligatoire.

Paramètres > Personnel > Fonctions > Ajouter

1.2.4 Ajout et consultation des départements de l’entreprise

Cette image montre l’utilité de l’ajout des départements de l’entreprise dans Manao Paie. Cela permet de retracer dans le contrat le département auquel le salarié est rattaché.

Celle-ci par contre, montre que l’enregistrement des départements  dans Manao Paie permet de consulter dans le tableau de bord, les effectifs et le pourcentage de la répartition des salariés par département et par service.

Par conséquent, il faut y ajouter les départements nouvellement créés dans la société.

Pour enregistrer les départements de l’entreprise dans Manao Paie, il faut aller dans le sous menu ”Personnel” du “Paramètres” et choisir ensuite la rubrique “Départements”.

Paramètres > Personnel > Départements > Ajouter 

1.2.5 Consultation du statut des salariés

Dans les cas où vous aurez besoin de vérifier le statut des salariés, il est possible de les consulter dans Manao Paie dans le menu  “Paramètres”.

Pour chaque statut, les informations sur les obligations sociales et fiscales de l'entreprise à l'égard du personnel , ainsi que les liens juridiques  entre le personnel et l’entreprise sont consultables dans ce menu.

1.2.6 Ajout et consultation des types de contrat

Il faut également ajouter dans Manao Paie  les divers types de contrat utilisés par la société selon le statut du personnel. 

Pour ajouter un type de contrat dans Manao Paie, il faut avant tout déterminer le statut du personnel ainsi que le type de contrat, c’est à dire s’il s’agit d’un contrat temporaire ou permanent. Il faut ensuite noter les libellés et de déterminer s’il y a une date de fin obligatoire du contrat ou non. 

Paramètres > Personnel > Type de contrat > Ajouter

1.2.7 Ajout et consultation des types d’heures de travail

Dans Manao Paie, les différents types d'heures de travail ainsi que les droits au congé qui s’y rattachent sont à enregistrer dans le menu “Paramètres”.

L’intérêt de cet enregistrement est de permettre le calcul automatique du salaire de base et du nombre de congé de chaque salarié dans le menu “Bulletin”.

Il faut ainsi enregistrer dans Manao Paie les différentes heures de travail appliquées par l’entreprise afin de permettre le calcul automatique du salaire brut de chaque salarié dans son bulletin conformément à son type d’heures de travail. 

Il peut être un travail à temps plein ou à temps partiel par exemple. 

La durée légale du travail  est  de 40 heures par semaines. Ce qui est l'équivalent de 173.33 heures par mois. Le travail effectué au-delà de cette  durée légale est rémunéré à titre d’heures supplémentaires.

Dans Manao Paie, pour enregistrer un nouveau type d'heures de travail,  il suffit de mentionner les heures de travail par semaine et le  logiciel calculera automatiquement la durée moyenne d'heures de travail par mois.

Dans une année, il y a 52 semaines. Et pour chaque semaine, la durée de travail est de 40 heures. Donc, dans une année, on va multiplié 40 par 52 semaines qu'on va ensuite divisé par 12. Et on obtient la moyenne mensuelle de 173.33 heures.

Il en est de même pour le calcul du congé. Tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l'employeur. Chaque mois de travail effectué ouvre droit à un congé de 2,5 jours ouvrables. Il faudrait aussi le mentionner durant l’enregistrement d’un type d’heures de travail dans Manao Paie pour permettre le calcul automatique des congés dans Manao Paie.

Lors de la création ou de la modification d’un contrat, les diverses modalités d’heures de travail ainsi que le droit au congé qui s’y rapporte seront alors celles qu’on a ajoutées préalablement dans le menu “Paramètres”. 

Personnel > Registres > Sélection d'un salarié > Contrat > Voir détails

Ensuite, ce sera à partir de la durée de travail déterminée dans le contrat que sera obtenu le salaire de base du salarié.

Bulletins > saisie individuelle > Sélection du salarié

=> Pour ajouter les diverses heures de travail dans Manao Paie, il faut aller dans le sous menu “Personnel” du “Paramètres” et choisir ensuite la rubrique “Heures de travail”. 

Paramètres > Personnel > Heures de travail > Ajout d’heures de travail

1.2.8 Choix des informations à afficher dans les registres de personnel

On a le choix d’afficher dans le registre à la fois les Noms et Prénoms ou uniquement le prénom d’usage. 

Toutefois, lorsque le prénom d’usage n’est pas enregistré dans Manao Paie, les noms et prénoms sont automatiquement indiqués dans les registres.

Il faut aller dans le sous menu “affichage” pour faire cette configuration.

Paramètres > Personnel > Affichage

1.2.9 La détermination des dossiers obligatoires pour chaque salarié

Dans une société qui emploie plusieurs salariés, il est compliqué de suivre le dossier de chaque salarié pour s’assurer qu’il n’en manque aucun document. 

Manao paie dispose une fonctionnalité ayant pour objet de rappeler  les dossiers à compléter par chaque salarié.

Manao Paie vous aide à déterminer les dossiers obligatoires à fournir par chaque salarié et de qualifier automatiquement de “incomplets” les dossiers qui en manquent. 

Pour les définir, il faut aller dans le sous “Dossiers incomplets” et cocher les éléments obligatoires qui permettent de spécifier que le dossier est incomplet

1.2.10 Choix de niveau d’Alertes sur les contrats expirés

Manao Paie vous alerte pour les contrats expirés, les contrats en attente ainsi que les dossiers incomplets.

Pour les contrats, le nombre de jours d’alerte avant l’expiration des contrats peut être configuré dans le sous menu “Alertes”.  Le logiciel vous informera par exemple des contrats qui vont être expirés dans 7 jours ou encore dans 180 jours.

Manao Paie propose plusieurs choix par rapport à ce niveau d’alerte:

• Choisir de déclencher l’alerte le jour même où le contrat va expirer. 

• Choisir le nombre de jours avant l’expiration du contrat pour déclencher l’alerte. Il peut aller de 7 jours à 180 jours dans ce logiciel.

Paramètres > Personnel > Alertes > Choix du nombre de jours d’alertes

1.2.11 Autres configurations

Ajout de critères statistiques

Dans Manao Paie, l’ajout de critères statistiques permet de mieux affiner les recherches se rapportant aux salariés dans le logiciel.

=>Prenons comme exemple de critères statistiques la connaissance linguistique.

Pour l’ajouter dans Manao Paie, il faut avant tout enregistrer son libellé et choisir son affichage ou non sur la fiche individuelle des salariés.

Paramètres > Personnel > Critères statistiques > Modifier le critère dans la colonne “Actions”

Ensuite, on doit ajouter les valeurs se rapportant au critère statistique. 

Paramètres > Personnel > Critères statistiques > Ajouter une valeur

Il est possible d’ajouter au maximum 10 critères statistiques dans Manao Paie qui peuvent être utilisés dans tous les menus de ce logiciel.

Paramètres > Personnel > Critères statistiques > Ajout de valeur

Ajout des différents types de motifs de sortie du personnel 

Paramètres > Personnel > Motif de sortie

Ajouter des registres personnalisés dans Manao paie 

Paramètres > Personnel > Registre personnalisé