Le logiciel Manao Paie Madagascar permet aux utilisateurs d’importer la liste des salariés.

Pour réussir l’importation, il faut passer par les étapes suivantes : 

1. Préparation du fichier à importer

2. Réalisation de l’importation

1. Préparation du fichier à importer

1.1. Téléchargement du modèle de fichier XLS 

Pour effectuer l'importation de la liste des salariés, il faut préalablement télécharger le modèle de fichier Excel (XLS) dans le menu Salariés > registres > importation en cliquant sur le bouton ici

1.2. La saisie des informations obligatoires

Après le téléchargement du fichier Excel, il y a des informations obligatoires à remplir, à savoir : 

• matricule,

• nom, 

• prénom(s), 

• sexe,

date de naissance. 

2. Réalisation de l’importation

2.1. Importation du fichier dans le logiciel

Après que le fichier soit rempli, il faut réaliser l’importation dans le logiciel. 

Menu salariés > registres > importation > Choisir le fichier

2.2. Vérification des champs obligatoires

Une fois que le fichier est intégré dans le logiciel, tout d’abord, il faut vérifier si les informations inscrites dans le fichier correspondent aux informations demandées par logiciel.

Ensuite, il faut vérifier si les informations obligatoires demandées par le logiciel sont bien remplies.  

2.3. Vérification des informations à importer des salariés

Pour que l’importation puisse être effectuée, il faut que les informations concernant chaque salarié soient correctes. 

Cela est vérifié à partir de la colonne Valide, chaque ligne doit être cochée en validée.

2.4. Association du salarié à un compte utilisateur

Une fois les informations validées, il faut associer chaque salarié à un compte utilisateur afin que l'importation puisse être effectuée.

Il existe 2 manières de rattacher un salarié à un compte utilisateur : 

• Création du compte utilisateur dans le logiciel licences utilisateurs

• Création du compte utilisateur à partir du logiciel Paie Madagascar

2.4.1. Création du compte utilisateur dans le logiciel licences utilisateurs

Créer le compte utilisateur dans le logiciel licences utilisateurs, Menu Utilisateurs > Ajouter utilisateur 

Dans ce cas, pendant l’importation dans le logiciel Paie, le compte utilisateur du salarié sera proposé automatiquement dans la colonne Associer les salariés aux utilisateurs. 

2.4.2. Création du compte utilisateur dans le logiciel Paie Madagascar

L’utilisateur peut créer automatiquement le compte utilisateur au moment de l’importation. Pour se faire, il suffit de cliquer sur le bouton valider, le compte utilisateur sera créé automatiquement.

Une fois l’association faite, le bouton Importer est activé et l’importation peut se faire.

Remarque : Si le compte utilisateur a été créé dans le logiciel Manao Paie, sa licence sera  inactive par défaut, par conséquent, il ne sera pas possible de réaliser des bulletins de paie pour ce salarié car la saisie des bulletins de paie ne peut être réalisée que pour des salariés qui sont des utilisateurs actifs, c'est à dire sous licence.Pour  l’activer, il faut aller dans le logiciel Licences Utilisateurs. 

Menu   Utilisateurs > Utilisateurs inactifs > bouton dans la colonne action.

Pour terminer, un message indique que l'importation a été effectuée.

3. Cas où il y a des informations incorrectes

S’il existe des informations incorrectes, une croix rouge apparaît dans la colonne Valide. Les informations à corriger sont ensuite renseignées dans la colonne Champ(s) qui posent problème

Exemples : 1. Dans cette capture, le champ qui pose problème c’est le numéro matricule qui n’est pas renseigné, alors que c’est un champ obligatoire.

 2. Dans cette capture, le champ qui pose problème c’est le sexe qui n’est pas renseigné, alors que c’est aussi un champ obligatoire.

Par conséquent, il faut retourner dans le fichier source et modifier les informations incorrectes. Puis refaire de nouveau les actions précédentes.