L’automatisation des écritures comptables permet de simplifier le traitement des opérations de paie et d’assurer une meilleure cohérence des données. À partir des opérations réalisées dans le logiciel de paie, les écritures relatives aux salaires et aux cotisations salariales et patronales sont générées automatiquement, facilitant ainsi leur intégration en comptabilité.

1. Gestion des comptes comptables

Pour permettre à l'utilisateur de configurer correctement la comptabilité du logiciel, il est nécessaire de créer les comptes comptables. 

Pour cela, il faut accéder au Menu Paramètres > Comptabilité > Plan Comptable

1.1 Choix de la longueur des comptes

La définition de la longueur des comptes permet de déterminer le nombre de caractères composant les numéros de compte. 

Pour effectuer ou modifier cette configuration, il faut accéder au Menu Paramètres > Comptabilité > Plan Comptable > Longueur des comptes.

1.2 Ajout compte comptable

Pour ajouter un compte comptable, il faut utiliser le bouton +Créer un compte, il faut ensuite remplir le formulaire.

Une fois ajouté, le compte peut être modifier et supprimer via la colonne Actions : 

• Le bouton Stylo pour modifier
• Le bouton Poubelle pour supprimer

1.3 Création des journaux 

Il faut également ajouter les journaux nécessaire à la gestion comptable, pour cela, dans le paramétrage de la comptabilité, il faut accéder au sous menu Journaux > + Créer un journal

Remarque : Il est indispensable de créer un journal de paie ou un journal d’opérations diverses (OD) afin d’y enregistrer les opérations liées à la paie. Et cela ne peut se faire qu'une seule fois. 

Pour les autres journaux, Caisse et Banque, les opérations qui y sont enregistrées correspondent aux paiements effectués, notamment :

• les paiements en espèces, qui sont enregistrés dans le journal Caisse ;
• les paiements par banque, qui sont enregistrés dans le journal Banque.
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2. Configuration relative à l'ouverture de la comptabilité

Pour rendre le menu Comptabilité opérationnel, plusieurs paramétrages doivent être effectués au préalable, notamment au niveau : 

• du centre fiscal, 
• des rubriques liées aux organismes sociaux, 
• aux impôts et taxes, 
• aux différentes rubriques présentes sur les bulletins de paie.
• à l'allocation familiale 
• ainsi qu'aux avances et prêts

2.1 Configuration de la comptabilité dans Informations

2.1.1 Centre fiscal

Une fois les comptes créés, il est maintenant nécessaire de les rattachés à leur rubrique correspondant. 

Pour le centre fiscal, un compte de tiers est demandé pour permettre la comptabilisation de la déclaration de l'IRSA, pour cela, il faut accéder au sous menu Paramètres > I > Entreprise > Centre fiscal > Comptabilité.

2.1.2 Banque et Caisse

Pour la comptabilisation des opérations bancaires ou de caisse, chaque compte créé doit être rattaché à un numéro de compte comptable.

• Pour la banque, le rattachement se fait dans le menu Paramètres > Entreprise > Banques

Pour rattacher une banque à un compte comptable, il suffit de modifier le compte bancaire concerné, puis d’accéder au champ Compte comptable afin de sélectionner le compte correspondant.

Pour le compte caisse, la procédure est similaire, il faut juste accéder au menu Paramètres > Entreprise > Caisse et modifier le compte caisse à rattacher au compte comptable

2.2 Configuration de la comptabilité des organismes sociaux

2.2.1 CNAPS 

Pour affecter l’organisme CNAPS à ses comptes comptable, il faut accéder au paramétrage, puis au sous-menu Informations > CNAPS > Comptabilité.

Il faut ensuite sélectionner le compte de charge et le compte de tiers correspondants en cliquant sur le bouton Modifier.

2.2.2 OSIE(S)

Pour les organismes de santé, l’affectation des comptes comptables se fait de manière similaire à celle de la CNAPS.

Menu Paramètres > Informations > OSIE(S), il faut ensuite modifier l'organisme correspondant et d'accéder à l'onglet Comptabilité.

ll en est de même pour les assurances complémentaires

2.3 Configuration de la comptabilité de FMFP

Pour la comptabilisation des taxes liées au FMFP, il faut d’abord accéder au sous-menu Informations > Entreprises > Impôts et taxes > FMFP > Comptabilité. Ensuite, il faut cliquer sur Modifier afin de pouvoir sélectionner les comptes comptables correspondants.

2.4 Configuration de la comptabilité des différents rubriques de la paie

Plusieurs rubriques du bulletin de paie doivent également être rattachées à des comptes comptables, notamment les différentes heures travaillées et non travaillées, les différents avantages perçus par les salariés (avantages en nature, primes, indemnités et remboursements), ainsi que les rubriques relatives au solde de tout compte (STC).

• Pour cela, il faut accéder au menu Paramètres > Bulletins et d'accéder un à un au sous menu correspondant. 

2.4.1 Rubriques heures travaillées

Cette partie contient la liste des heures travaillées, à savoir les heures ordinaires, les heures supplémentaires et les heures majorées. Pour rattacher les comptes comptables à ces rubriques, il faut les modifier une par une et sélectionner les comptes correspondants.

2.4.2 Rubriques heures non travaillées

La configuration comptable des rubriques des heures non travaillées est similaire à celle des heures travaillées. Le chemin est le suivant : Menu Paramètres > Bulletins > Rubriques heures non travaillées.

2.4.3 Rubrique Avantage en nature, Solde Tout compte et Autres rubriques

Pour toutes ces rubriques, les manipulations à effectuer pour la configuration comptable sont similaires à celles des rubriques des heures travaillées et non travaillées. Il suffit d’accéder au sous-menu latéral correspondant et de modifier les rubriques une par une.

2.5 Configuration des comptes pour l'Allocation familiale

L'allocation familiale doit être rattacher à des comptes comptables notamment un compte de tiers et un compte de charges. La configuration se fait dans le sous menu Comptabilité > Allocations familiales du paramétrage.

2.6 Configuration des comptes des avances

Pour les avances, la configuration comptable se fait dans le menu Paramètres > Comptabilité > Avances.

2.6.1 Compte collectif (choix généralement fait par la plupart des entreprises)

Les avances accordées aux salariés peuvent être rattachées à un compte comptable collectif. Pour sélectionner cette option, un bouton radio est disponible ; il suffit de le sélectionner.

Il faut ensuite choisir le compte correspondant. 

2.6.2 Compte de tiers individuel pour chaque salarié

Il est également possible que chaque salarié dispose d’un compte individuel pour la comptabilisation des avances qu’il perçoit. Pour cela, il faut sélectionner l’option correspondante, toujours dans le Menu Paramètres > Comptabilité > Avances.

Dans ce cas, le compte comptable est créé automatiquement par le logiciel. Une explication détaillée des conséquences de chacune de ces options est également disponible dans la même interface. 

2.7 Configuration des comptes des prêts 

Pour la comptabilisation des prêts, la configuration s’effectue dans le Menu Paramètres > Comptabilité > Prêts.

Deux options sont également proposées à l’utilisateur pour comptabiliser les prêts des salariés :

2.7.1 Rattacher tous les prêts à un compte collectif

Cette option permet de comptabiliser les prêts de tous les salariés sur un seul compte collectif. Pour sélectionner cette option, il suffit de cocher le bouton radio correspondant.

Il faut ensuite choisir le compte correspondant. 

2.7.2 Rattacher à un compte de tiers individuel pour chaque salarié

Pour comptabiliser le prêt de chaque salarié sur un compte de tiers individuel, il suffit de sélectionner l’option correspondante en cochant le bouton radio associé.

Tout comme pour le traitement des avances, une explication détaillée de ces deux options est disponible dans la même interface.

2.7.3 Abandons de créance et remboursements anticipés

Dans la gestion des prêts, il est également indispensable de définir les comptes de charges permettant de comptabiliser les opérations liées aux abandons de créances accordés aux salariés ainsi qu’aux remboursements anticipés effectués par les salariés.

L’attribution de ces comptes s’effectue dans le Menu Paramètres > Comptabilité > Prêts.