Une fois toutes les configurations des comptes comptables effectuées dans le paramétrage et les bulletins de paie validés, les écritures comptables sont disponibles.

Pour les récupérer, il faut accéder au menu Comptabilité. Ce menu contient trois sous-menus, à savoir :

• Plan comptable
• Journaux
• Transfert

3.1 Plan comptable

Ce sous-menu contient la liste des comptes précédemment configurés dans le paramétrage. Aucune action n’est disponible sur cette page ; seule la recherche d’un compte est possible.

3.2 Journaux

Cette page permet de consulter les écritures comptables et de générer le fichier d’export correspondant. Pour cela, les journaux préalablement créés lors du paramétrage y sont affichés. 

• Le journal de type Opérations diverses (OD) contient les écritures liées à la paie.
• Le journal de type banque et caisse contient les opérations liées au paiements des salaires, des cotisations, des avances et des prêts

3.2.1 Génération des écritures de paie

Pour consulter les écritures de paie dans le logiciel, il faut accéder au journal Opérations diverses (OD), puis utiliser la colonne Actions pour la période souhaitée.

Remarque : toutes les opérations ayant le même numéro de compte sont regroupées et additionnées sur une seule ligne.

L'interface présente trois tableaux : 

• La première partie contient les écritures de salaires

• La deuxième partie contient les écritures de charges patronales

• La troisième partie contient les écritures des remboursements anticipés et des abandons de créance

Pour obtenir ces écritures dans un fichier exploitable, un bouton est disponible dans l’interface afin de générer le fichier d’export.

Un premier clic sur le bouton permet de définir la date de l’opération inscrite dans le fichier et de le générer en format CSV ou TXT selon le format défini dans le paramétrage.

Après validation, le bouton Générer l'export se change en bouton Télécharger l'export comptabilité afin de permettre l'export des écritures. 

3.2.2 Le fichier exporté

Après l'exportation, le fichier est stocké dans le disque local de l'utilisateur sous le format choisi au préalable dans le paramétrage. 

3.2.2.1 Configuration du fichier exporté

Pour ce choix de format, il faut d'abord accéder au menu Paramètres > Comptabilité > Fichier export. L'interface permet également de configurer d'autres éléments du fichier.

1. Format d’export : permet de choisir le format du fichier à exporter. Les formats disponibles sont TXT et CSV.
2. Format de date : permet de définir le format dans lequel les dates seront enregistrées dans le fichier exporté.
3. Séparateur : permet de définir le caractère utilisé pour séparer les différentes données du fichier. Les options disponibles sont Point-virgule, Virgule ou Autre.L’option Autre permet à l’utilisateur de saisir lui-même le caractère à utiliser comme séparateur.
4. Afficher l’entête : permet de choisir si les intitulés des colonnes doivent être affichés dans le fichier exporté.

3.2.2.2 Obtention du fichier

Une fois la configuration définie, le fichier exporté est généré conformément aux paramètres sélectionnés.

Remarque : dans le fichier exporté, les écritures sont regroupées dans un seul tableau. Toutefois, les données contenues dans le fichier restent identiques à celles affichées dans le logiciel.

3.3 Transfert

Le sous-menu permet de conserver les fichiers d’export comptable générés précédemment.

L’interface affiche, pour chaque fichier, le journal concerné ainsi que la date de l'opération et le nom de l’utilisateur ayant effectué l’opération.

Un bouton de téléchargement est disponible dans la dernière colonne afin de récupérer le fichier généré.

À noter : le tableau des écritures comptables d’une même période peut être généré plusieurs fois, notamment lorsque des modifications sont apportées aux bulletins de paie. La partie Transfert est alors mise à jour après chaque nouvelle génération du fichier.