Introduction

Une fonctionnalité d’import des consignes de paie depuis un fichier Excel est disponible dans Manao, afin de simplifier et d’optimiser la saisie des données. En permettant l’intégration directe de fichiers préparés en amont, elle offre un gain de temps appréciable et contribue à sécuriser le traitement de la paie.

1. Condition d’importation

Pour que le logiciel prenne en compte l’importation des consignes de paie, le fichier à importer doit respecter plusieurs règles.

1.1 Les variables importables A part le congé de maternité, les avances et les prêts , toutes les données des variables de paie peuvent être importées.

Remarque : Dans le fichier à importer, les valeurs doivent correspondre exactement à celles attendues dans le logiciel.

Exemple :
Pour les heures supplémentaires, la valeur à renseigner est le nombre d’heures effectuées par le salarié :

• HS Exo 130 : 8 heures

• HS Exo 150 : 10 heures

1.2 Préparation du fichier 

Les données à importer peuvent être préparées dans un fichier Excel. 

1.2.1 Etablissement des données  

Aucun modèle n’est imposé par le logiciel, ce qui permet à l’utilisateur de structurer son fichier selon ses besoins, à une exception concernant la colonne Matricule qui est obligatoire.

Ci - après un exemple de fichier

1.2.2 Les conditions à respecter pour les données dans le fichier 

Les conditions suivantes doivent être respectées pour que la variable de paie soit prise en compte dans le logiciel : Format des chiffres : le chiffre ne doit pas comporter d’espace pour le séparateur de millier Exemple : 15 000 s’écrit 15000 dans le fichier Format de fichier à importer : Le fichier doit être au format csv l’utilisateur a le choix entre le format CSV séparateur : point virgule (;) et le CSV séparateur : virgule(,) Une fois le fichier Excel établi, il faut donc le convertir en csv.

Remarque : 

Les colonnes inutiles peuvent être supprimées.

Dans la capture au-dessus : les colonnes TNH à 130 et TNO à 50 peuvent être supprimées du fichier.

2. Importation consignes de paie

Une fois le fichier établi et les conditions respectées, il est possible maintenant de passer à l'importation dans le logiciel.

Cela se fait dans le menu Bulletins > Saisie collective > Importation consignes de paie

Une fois dans ce bouton, il faut franchir les étapes suivants : 

2.1 Intégration du fichier

2.1.1 Sélection du fichier

La première manipulation consiste à sélectionner le fichier établi en amont dans le disque local de l’utilisateur.

2.1.2 Choix du modèle d’importation

La deuxième manipulation consiste à créer un nouveau modèle ou à associer le fichier à un modèle existant dans le logiciel. - Créer un nouveau modèle : dans le champ Choisir un modèle d'importation, sélectionnez Créer un nouveau modèle - Utiliser un modèle existant : sélectionnez un modèle déjà enregistré

À noter : tous les modèles utilisés sont automatiquement enregistrés dans le logiciel et peuvent être réutilisés.

2.1.3 Paramétrage des séparateurs

Séparateur de colonnes : Il dépend du format choisi lors de l’enregistrement du fichier CSV : - Si le fichier est en CSV (séparateur point-virgule) → il faut choisir Point-virgule (;) - Si le fichier est en CSV (séparateur virgule) → il faut choisir Virgule (,) Séparateur décimal : Le séparateur décimal doit être différent du séparateur de colonnes.

Le bouton Continuer est activé à la suite de ces manipulations.

2.2 Association des colonnes du fichier

L’étape suivante consiste à associer les colonnes du fichier préétabli aux rubriques correspondantes dans le logiciel.

Pour cela, le logiciel affiche un extrait des 5 premières lignes du fichier. La dernière ligne de ce tableau présente une liste déroulante sur chaque colonne permettant d’associer chaque colonne du fichier à une rubrique du logiciel.

Une fois le choix des rubriques associées aux rubriques du fichier, l’utilisateur peut passer à l’étape suivante.

2.3 Vérification des données à importer et Validation

Dans cette étape, il faut procéder à la vérification des informations à importer. 

La dernière colonne du tableau indique si chaque ligne peut être importée ou non. 1. Les lignes en vert sont les informations valides, cela se vérifie dans la dernière colonne Commentaire 2. Les lignes en rouges ne peuvent pas être importé, la raison s’affiche également dans la dernière colonne Commentaire

3. Au dessus du tableau se trouve trois informations qui résume l’état des informations à importer

- Nombre total de lignes 

- Nombre de lignes validées 

- Nombre de lignes non validées

Une fois tous les éléments vérifiés, la validation de l’importation peut être effectuée. 

2.4 Importation terminée

Une fois la validation effectuée, le logiciel affiche un récapitulatif des données importées. L'utilisateur peut ensuite retourné dans la saisie collective

3. Paramétrage du modèle d’importation 

Chaque modèle utilisé lors de l’importation sont consultables dans le paramétrage via le chemin suivant : Menu Paramètres > Bulletins > Modèle importation.

3.1 Consultation du modèle

Le modèle enregistré dans le paramétrage peut être consulté via le bouton « Œil » dans la colonne Action.

Le tableau affiché présente l’ensemble des rubriques sélectionnées lors de l’importation.

3.2 Suppression du modèle

Le modèle peut également être supprimé s’il n’est plus nécessaire.

Une fois supprimé, il ne sera plus proposé lors de l’importation des consignes de paie. 

Conclusion 

Pour conclure, cette fonctionnalité simplifie le traitement des variables de paie tout en permettant un gain de temps considérable. De plus, grâce à la sauvegarde automatique des modèles, ceux-ci peuvent être réutilisés à chaque importation, évitant ainsi de devoir associer les rubriques à chaque fois.