II Menu principal Comptabilité

Une fois les configurations réalisées dans Paramètres > Comptabilité, le menu principal Comptabilité devient opérationnel. Il regroupe plusieurs sous-menus destinés à la gestion des comptes, des journaux, des transferts de factures et des états comptables.

1.Plan comptable

Dans Comptabilité > Plan comptable, il est possible d’ajouter, modifier ou supprimer des comptes comptables.

Lors de l’ajout, certains champs obligatoires doivent être renseignés : Compte, Libellé court et Libellé long.

Il est également nécessaire d’ajouter les comptes requis pour les journaux de vente afin d’assurer le bon enregistrement des opérations.

Une fois ajoutés, les comptes sont automatiquement classés dans leur catégorie respective selon la nomenclature comptable (par exemple, les capitaux en classe 1, les immobilisations en classe 2, etc.).

2 Journaux

Depuis Comptabilité > Journaux > Vente, l’utilisateur peut consulter les écritures comptables liées aux factures de vente de l’exercice choisi.

Des filtres comme Exercice et Période permettent d’affiner la recherche.
Les résultats s’affichent sous forme de tableau et peuvent être exportés en PDF ou Excel (XLS).

3 Transferts des factures vers la comptabilité

Le menu Comptabilité du logiciel Gescom contient un sous-menu Transferts qui permet de gérer le passage des factures vers le journal des ventes.

Cette fonctionnalité sert aussi à récupérer les écritures par lot.
Par exemple, après la création de 5 factures, il est possible de transférer leurs écritures en une seule opération, plutôt que de le faire une par une.

Étapes du transfert :

3.1 Accès aux factures en attente de transfert

Depuis Comptabilité > Transferts > Ventes, la liste des factures en attente de transfert est affichée.
Le nombre total de factures à transférer est indiqué en haut de la page, et chaque facture peut être consultée individuellement avant de procéder au transfert.

3. 2 Lancement du transfert

Le bouton Transférer permet de lancer le transfert des factures prêtes.
Une fois l’opération terminée, les factures sont associées à un numéro de transfert et enregistrées dans le tableau.

3. 3 Téléchargement des factures transférées

Après le transfert, le tableau affiche les transferts des factures effectués.
Le bouton Télécharger permet d’obtenir un fichier contenant les factures transférées, destiné à l’intégration dans d’autres systèmes ou à l’archivage.

4 Éditions

4.1 Édition du Grand Livre

Le menu Comptabilité > Éditions > Grand Livre permet de générer et de consulter le grand livre comptable de l’entreprise.

Depuis le menu, sélectionner Comptabilité, puis Éditions, et enfin Grand Livre.
L’interface de configuration du grand livre s’affiche.

Renseigner les critères d’édition

• Édition écritures : choisir le type d’édition (par exemple Général).

• Période : indiquer une date de début et une date de fin pour délimiter la période concernée.

• Plage de comptes : saisir les numéros de compte à inclure dans l’édition, du premier au dernier.

Générer le grand livre

• Clic sur le bouton Valider pour lancer la génération.

• Le système affiche ensuite le grand livre détaillé, prêt à être consulté directement dans l’application ou à être exporté au format PDF ou Excel.

4.2 Édition de la Balance

Le module Balance permet d’éditer et de visualiser la balance comptable à partir des écritures générées par le logiciel, principalement issues des journaux de vente ; voici le chemin pour y accéder : Comptabilité > Éditions > Balance.

Renseigner les critères d’édition

• Édition des écritures : Sélection du type d’écritures à visualiser (par défaut : Général).

• Période : Indication de la date de début et de fin de l’exercice à analyser.

• Plage de comptes : Saisie du numéro de compte de départ et de fin pour limiter l’analyse à une sélection de comptes clients.

Générer l'Édition

• Clic sur le bouton Valider pour générer la balance.

• Le système affiche ensuite l’édition détaillé, prêt à être consulté directement dans l’application ou à être exporté au format PDF ou Excel.