Un Environnement de Travail Collectif (ETC) est un outil en ligne où les utilisateurs peuvent créer et déposer toutes sortes de dossiers et documents.

Il est essentiel pour les organisations qui veulent améliorer la collaboration, l'accès aux informations, la sécurité des documents en ligne ainsi que la productivité du travail.

1. Création ETC

La création d’un ETC s’effectue dans le logiciel « Licences Utilisateurs » depuis le menu principal « Logiciel ».

Une fois le bouton « +Ajouter un ETC » utilisé, une fenêtre d’ajout s’ouvre pour permettre la saisie des informations nécessaires et la configuration des accès requis à la création de l’ETC.

1.1 Nom court

C’est le nom attribué à l’ETC par le régisseur (principal ou adjoint), il ne doit pas dépasser 20 caractères. Ce nom sera affiché dans le Lanceur.

1.2 Explication

Il s’agit d’une zone de texte qui permet de fournir des explications aux utilisateurs sur les dossiers et fichiers à conserver dans l’ETC. Ces explications sont affichées dans le logiciel ETC lorsque l’utilisateur survole le nom de l’ETC concerné. Ce système facilite la gestion et l'utilisation efficace de l'ETC.

1.3 Icône

C’est l’image qui représente visuellement la fonction ou l’usage spécifique de l’ETC. Cette image sera affichée dans le Lanceur.

1.4 Positionnement

Le positionnement fait référence au choix de l'emplacement de l'ETC dans le lanceur. Par défaut, il est affiché sous le bloc "INFORMATION PARTAGÉE", comme dans le cas du choix « Logiciel collectifs ».

Toutefois, il est également possible de le placer sous l'un des blocs de l'entreprise, comme dans le cas du choix « Par entreprise ». Il suffit alors de sélectionner l'entreprise souhaitée.

Remarque : Consommation du stockage

Tous les ETC consomment l’espace disponible de la Ged de l’univers plateforme, même s’ils sont affichés au niveau d’une entreprise.

Image en cours - BUG n°4776 : Choix Positionnement

1.5 Accès

Cette section permet au régisseur (principal ou adjoint) de déterminer quels utilisateurs auront accès à l'ETC.

Le régisseur peut choisir entre :

• Tous les utilisateurs : cela correspond à tous les utilisateurs actifs et non bloqués qui peuvent accéder à la plateforme.

• Un groupe d’utilisateurs : en cliquant sur le + Groupes, le régisseur est redirigé vers une interface qui affiche la liste des groupes présents dans le logiciel Licences Utilisateurs. Ainsi, il peut affecter un groupe qui aura accès à l’ETC.

• Un ensemble d’utilisateurs personnalisé : en cliquant sur le + Utilisateurs, le régisseur est redirigé vers une interface qui affiche la liste des utilisateurs présents dans le logiciel Licences Utilisateurs. Ainsi, il peut affecter les utilisateurs qui peuvent accéder à l’ETC.

1.6 Modification possible

Dans ce champ, le régisseur choisit quel type de régisseur (adjoint ou principal) peut effectuer des modifications de l'ETC, telles que la gestion des accès à cet ETC.

1.7 État

L’état se réfère au statut de disponibilité ou d’utilisation de l’ETC.

Actif signifie que l’ETC est en fonctionnement et accessible aux utilisateurs autorisés.

Inactif signifie que l’ETC n’est pas en service. Il peut être temporairement désactivé ou en attente de modifications ou de suppression. Dans cet état, les utilisateurs ne peuvent pas accéder à l'ETC ni utiliser ses fonctionnalités. Par contre, les fichiers et l'utilisation du stockage concerné ne sont pas supprimés.

Remarque : Une fois toutes les informations fournies, l'utilisateur doit utiliser le bouton "Enregistrer" pour finaliser la création de l'ETC.

En conclusion, les Espaces de Travail Collectif (ETC) sont des espaces qui intègrent la Gestion Électronique de Documents (GED) personnalisables. Ils permettent de créer autant d'espaces que nécessaire, d'attribuer à chacun un nom et une icône représentative, de restreindre l'accès aux utilisateurs autorisés, et de les rendre facilement accessibles via le Lanceur de la plateforme.