Informations générales sur Manao CRM 

L'utilisation d'un logiciel Customer Relationship Management CRM ou un logiciel de gestion de la relation client est indispensable pour une entreprise.  Les principaux avantages d'utiliser un CRM sont d'être plus proche du client et d'améliorer la connaissance du client mais aussi :

   - pour avoir une vision centrée sur les produits ou services proposés aux clients afin de conquérir de nouveaux clients et de fidéliser ceux déjà acquis 

   - pour centraliser les informations sur les clients 

   - pour suivre les opportunités de ventes 

   - pour bien gérer les portefeuilles prospects 

   - pour facilité l'établissement des prévisions de ventes 

   - pour avoir un contrôle sur les stratégies commerciales 

Le logiciel Manao CRM vous permet de gérer la relation client avec les caractéristiques suivantes: 

   - le logiciel vous permet de mettre en place une organisation du travail au sein de l'entreprise 

   - il permet de coordonner l'ensemble des actions menées avec le client 

   - il permet de gérer la base de données clients 

   - il permet d'avoir une vision exacte des portefeuilles de chaque commercial 

   - il permet de faire un suivi et une analyse des activités de l'entreprise 

   - il permet de gérer les accès au logiciel pour chaque utilisateur en fonction de la plage temporelle de saisie et des adresses IP autorisées à accéder au logiciel. 

Paramétrages préalables 

Avant d'utiliser Manao CRM, vous êtes invités à effectuer les paramétrages suivants : 

1 - Renseignement des informations sur l'entreprise 

Vous êtes invités à renseigner dans Manao CRM es informations concernant votre entreprise telles que : les coordonnées, les divers numeros d'immatriculation, la TVA, le logo. 

Menu Paramètres > Entreprise 

Image 1 : Renseignement des informations sur l'entreprise 

2 - Création de l'exercice 

L'exercice est la période de temps donnée au cours de laquelle l'entreprise enregistre toutes les opérations commerciales.

Menu Paramètres > Entreprise > Exercice 

Image 2 : Consultation de la liste des exercice 

La création de l'exercice se fait tous les ans. Du coup, à chaque création d'un devis, d'un bon de commande, d'un bon de livraison ou d'une facture, nous vous invitons à verifier que l'exercice au cours de laquelle vous voulez enregistrer ces documents commerciaux existe dans votre base. 

3 - Choix de la devise comptable 

La devise comptable est la devise principale souhaitée pour enregistrer les devis, les bons de commande, les bon de livraison et la facture. 

Menu Paramètres > Entreprise > Devises 

Image 3 : Choix de la devise comptable 

L'impact de ce choix est que : 

   - à chaque création d'un document commercial, la devise comptable est la devise par défaut 

   - les divers tableaux de bord dans Manao CRM seront exprimés selon la devise comptable. C'est le cas dans le Menu TDB, Menu Ventes, Menu Portefeuilles, Menu Devis. 

Menu TBD > Synthèse 

Image 4 : Consultation du TDB selon la devise comptable 

Paramétrages relatifs aux articles 

Avant d'alimenter votre base, vous êtes invités à effectuer les paramétrages suivants pour les articles : 

Menu Paramètres > Articles 

Image 1 : Paramétrages articles 

   - Codification : information obligatoire. Vous êtes invités à personnaliser la longueur de la codification de vos articles 

          * Longueur de la codification : vous pouvez choisir une longueur fixe ou variable de vos codification 

          * Type : pour la codification, vous avez le choix de mettre des codification en lettre associé à des nombres ou une codification uniquement avec des nombres 

Menu Paramètres > Articles 

Image 2 : Paramétrage de la codification des articles 

   - Code barre : information obligatoire. Si vous utilisez des codes barres pour vos articles et qu'il vous est indispensable de le renseigner à chaque création d'un article, alors, c'est le paramétrage qu'il vous faut. Sinon, vous avez la possibilité de désactiver la saisie du code barre. 

Menu Paramètres > Articles 

Image 3 : Paramétrage des codes barres des articles 

   - Unité : information facultative. L'unité de vente est une information indispensable quand vous allez créer un document commercial avec un article. 

Menu Paramètres > Articles 

Image 4 : Paramétrage des unités de vente des articles 

   - Minimum de commande : information obligatoire. Pour vos articles, à chaque création d'un document commercial que ce soit un devis, un bon de commande , un bon de livraison ou une facture, vous avez la possiblité de renseigné la quantité minimale de vente du produit ou de la prestation. 

Menu Paramètres > Articles 

Image 5 : Paramétrage du minimum de commande des articles 

   - Familles : information facultative. Les familles d'articles permettent de catégoriser les articles que vous proposez à vos clients. Vous avez la possibilité de créer des familles d'articles illimités. Vous avez la possibilité de créer des sous-familles et des sous-sous-famille dans votre base. 

Menu Paramètres > Articles 

Image 6 : Paramétrage des familles d'articles 

   - TVA : infomation obligatoire. A chaque ajout d'articles, vous avez la possibilité de personnaliser et de paramétrer la saisie du taux de la TVA. Du coup, ce paramétrage incite l'utilisateur à renseigner ou pas le taux de la TVA de l'article. 

Menu Paramètres > Articles 

Image 7 : Paramétrage du taux de la TVA de l'article

   - Stockage : information facultative. Le paramètrage relatif au stockage vous permet de renseigner les lieux de stockage, les zone de stockage et l'emplacement de vos articles.

Menu Paramètres > Articles 

Image 8 : Paramétrage du stockage des articles 

   - Motifs E/S : information facultative. Ce paramétrage vous permet de renseigner les divers motifs d'entrées et de sorties de stock de vos articles. 

Menu Paramètres > Articles 

Image 9 : Paramétrage des motifs d'entrées et de sorties de stock des articles

Liste des articles 

La consultation, la création, la modification de la liste de vos articles se font dans le Menu Articles. 

Menu Articles > Liste des articles 

Image 1 : Consultation de la liste des articles 

Menu Articles > Ajouter 

Image 2 : Création d'un article 

A chaque création d'article, vous êtes invités à renseigner les informations suivantes : 

   - Rubrique information 

        * Code : information obligatoire. Chaque article doit avoir un code pour les différencier. 

        * Libellé : information obligatoire. C'est le renommage de l'article. Le libelé s'affichera sur le devis ou le bon de commande ou le bon de livraison ou la facture.   

        * Description : information facultative. C'est une explication détaillée de l'article. 

        * Unité : information obligatoire. C'est l'unité de vente de l'article. 

        * Minimum de commande ; information obligatoire. C'est la quantité minimale de la vente de l'article. 

        * Code barre : information facultative. 

        * Etat : information facultative. L'etat determine la disponibilité ou non de l'article. 

   - Rubrique Classement 

        * Famille : information facultative.  

        * Sous-famille : information facultative. 

        * Sous-famille 2 : information facultative. 

   - Rubrique commercialisation 

        * Sens de calcul du prix : information obligatoire.  Vous avez 2 choix. Si vous avez en votre possession le prix unitaire hors taxe ou PU HT, du coup, vous êtes invités à selectionner le prix HT détermine le prix TTC. Par contre, si vous voulez renseigner le prix TTC, vous êtes invités à selectionner le prix TTC détermine le prix HT.  

        * PU ou prix unitaire de vente de l'article :  c'est le montant de l'article. Si vous renseigner le prix HT, c'est le logiciel qui vous informera automatiquement le prix TTC et vice versa. 

   - Rubrique TVA et Comptabilité 

       * Taux TVA : information obligatoire. C'est le taux de la TVA applicable sur l'article.  

       * Produit vente local avec TVA : information obligatoire. C'est le numero de compte comptable du produit pour les ventes locaux. 

       * Produit vente export sans TVA : information obligatoire. C'est le numero de compte comptable du produit pour les ventes exports. 

TDB des familles d'articles 

Vous pouvez consulter le tableau de bord relatif au chiffre d'affaires par famille d'articles dans le menu TDB. 

Le CA par famille d'articles peut être représenté sous forme de tableau et sous forme graphique. 

Menu TDB > CA Familles  

Image 1 : Représentation sous-forme de tableau du chiffre d'affaires par familles d'articles. 

Menu TDB > CA Familles 

Image 2 : Représentation graphique du chiffre d'affaires par familles d'articles 

Paramétrages relatifs aux clients 

Avant d'alimenter votre base de données relative aux clients, vous êtes invités à effectuer les paramétrages suivants. 

Menu Paramètres > Clients 

Image 1 : Paramétrage clients 

   - Profil client : information facultative. Un profil est une information personnalisable. Vous pouvez par la suite rattacher le profil à vos fiches cllients. L'utilisation de cette information vous permettra de faciliter la recherche par filtre de la liste de vos clients.

Menu Paramètres > Clients > Profil client 

Image 2 : Consultation de la liste des profils clients 

   - Longueur compte : information obligatoire. Le compte client n'est autre que le numero du client. Pour la longueur du compte client, vous avez le choix entre 6 et 9. 

Menu Paramètres > Clients > Longueur compte 

Image 3 : Paramétrage de la longueur des comptes clients  

   - Genre client : information facultative. C'est à titre d'information pour définir ce qu'est un client. 

Menu Paramètres > Clients > Genre client 

Image 4 : Consultation du genre de client 

   - Secteur d'activité : information facultative. Un secteur d'activité est une information personnalisable suivant le secteur d'activité de vos clients. Vous pouvez par la suite rattacher le secteur d'activité à vos fiches clients. L'utilisation de cette information vous permettra par la suite de faciliter la recherche par secteur d'activité de la liste de vos clients.  

Menu Paramètres > Clients > Secteur d'activité 

Image 5 : Liste des secteurs d'activités 

   - Localisation : information facultative. Vous pouvez renseigner dans le paramètre relatif au localisation les zones, les pays, les régions et les départements où se trouvent vos clients. L'utilisation de cette information vous permettra par la suite de faciliter la recherche par localisation de la liste de vos clients.  

Menu Paramètres > Clients > Localisation 

Image 6 : Liste des localisations des clients 

   - Grille tarifaire : information facultative. Vous pouvez créer vos grilles tarifaires. 

Menu Paramètres > Clients > Grille tarifaire 

Image 7 : Liste des grilles tarifaires

   - Fonctions : information obligatoire. Pour vos interlocuteurs au sein de vos clients, vous pouvez créer les fonctions de ces derniers dans ce paramètre. 

Menu Paramètres > Clients > Fonctions 

Image 8 : Liste des fonctions 

   - Informations complémentaires : information facultative. Pour vos fiches clients, vous pouvez personnaliser les informations à remplir concernant les clients dans ce paramètre.  

Menu Paramètres > Clients > Informations complémentaires 

Image 9 : Liste des informations complémentaires 

   - Mode de règlement : information obligatoire. Ce sont les listes de vos modes de règlement d'une facture. 

Menu Paramètres > Clients > Mode de règlement 

Image 10 : Liste des modes de règlement 

   - Délais de règlement : information obligatoire. Ce sont les détails par rapport à la durée de règlement accordée à vos clients. 

Menu Paramètres > Clients > Délais de règlement 

Image 11 : Liste des délais de règlement

Liste des clients 

La consultation, l'ajout, la modification, la suppression d'une fiche client se font dans le Menu Clients. 

Menu Clients 

Image 1 : Consultation de la liste de tous les clients 

L'ajout d'une fiche client se fait dans le Menu Clients > Ajouter. Pour l'ajout d'une fiche client, vous avez deux étapes à suivre : 

Etape 1 : Identification du client 

En ce qui concerne l'identification du client, vous avez plusieures rubriques à votre disposition : 

   - Rubrique Client : dont l'information obligatoire est le nom de la Société. Les autres informations restent facultatives. 

   - Rubrique Commercial : informations facultatives. 

   - Rubrique Fiscalité : informations facultatives. 

   - Rubrique Immatriculation : informations obligatoires. Vous êtes invités à renseigner les numéros d'immatriculation de votre client pour que ça apparait dans le devis, le bon de commande, le bon de livraison ou la facture. 

   - Rubrique Identification : dont les informations obligatoires sont le numéro client et le genre de client. 

   - Rubrique Localisation : informations facultatives. 

   - Rubrique Paiement : informations obligatoires.  Ce sont des informations en liste déroulantes. il vous suffit de choisir parmi les informations disponibles. 

   - Rubrique Comptabilité : dont l'information obligatoire est le code comptable du client. 

Menu Clients > Ajouter 

Image 2 : Identification du client 

Etape 2 :  Renseignement des autres informations sur le client 

Une fois les informations concernant l'identification du client remplies, vous serez redirigé vers une interface comme suit : 

Menu Clients > Ajouter 

Image 3 : Fiche client 

Pour chaque client, vous aurez les mêmes interfaces : 

   - Synthèse : pour consulter et pour un aperçu des informations sur le client comme l'identification, les informations complémentaires, les contrats actifs, le chiffre d'affaires. 

   - Fiche client : pour modifier les informations relatives à l'identification et aux informations complémentaires concernant le client. 

   - Adresses : pour consulter et ajouter les adresses du client. 

   - Contacts : pour consulter et ajouter la liste des personnes à contacter au besoin au sein du client. 

   - Modèle d'impression : pour selectionner le modèle de devis du client. Vous avez à votre disposition deux modèle d'impréssion du devis : avec TVA et sans TVA. 

   - Relation client : pour ajouter un copte rendu des discussions effectuées avec le client, pour ajouter une tâche à faire pour le client et pour envoyer un mail au client. 

   - Tâches en cours : pour consulter la liste des tâches en relation avec le clients et qui restent à faire. 

   - Devis :  pour ajouter, modifier, supprimer un devis; pour consulter la liste des devis; pour transformer le devis en bon de commande ou en bon de livraison ou en facture.    

   - Commandes : pour consulter la liste des bon de commandes du client. 

   - Livraison : pour consulter la liste des bon de livraison du client. 

   - Factures : pour consulter la liste des factures du client. 

   - Articles facturés : pour consulter la liste des articles qui ont fait l'objet d'une facture pour le client. 

TDB Clients 

Vous pouvez à tout moment consulter le tableau de bord relatif au chiffre d'affaires par client que ce soit le CA annuel ou le CA mensuel ou le CA cumul par mois. 

Menu TDB > CA Clients 

Image 1 : Consultation collective du CA mensuel par client 

Pour effectuer une consultation individuelle du CA de chaque client, ci-après le chemin : Menu Clients > Choix du client > Fiche du client > Synthèse > Chiffre d'affaires. 

Menu Clients > Fiche du client > Synthèse > Chiffre d'affaires 

Image 2 : Consultation individuelle du CA par client 

Paramétrage du devis 

Avant de passer à l'ajout d'un devis, vous êtes invités à effectuer les paramétrages suivants : 

Etape 1 : Paramétrage relatif aux ventes

Menu Paramètres > Ventes

Image 1 : Paramètrages relatifs aux ventes 

   - TDB : information facultative. c'est une personnalisation de l'affichage à chaque fois que vous allez sur le menu ventes. 

   - Agences / Point de vente : information facultative. C'est dans cette interface que vous êtes invités à créer et à consulter la liste de vos points de vente/agences ou boutiques. La seule règle à respecter est que : un point de vente doit avoir au minimum un vendeur et donc une personne ayant accès au logiciel. Du coup, si vous avez deux boutiques, vous devriez avoir deux vendeurs et donc deux personnes différentes ayant accès au logiciel. 

   - Secteur commercial : information facultative. 

   - Vendeurs :  information facultative. C'est une personnalisation de l'affichage des informations relatives aux vendeurs. 

   - Catégories projets : information obligatoire. Selon votre activité, vous êtes invités à créer les divers catégories de projets que vous proposez à vos clients. 

   - Phases projets : information obligatoire. Selon votre cycle de vente, vous êtes invités à reporter dans ce sous-menu les différents phases des projets que vous proposez à vos clients. 

   - Probabilités de vente : information obligatoire. Selon votre cycle de vente et votre estimation de vente, vous avez la possibilité de créer les diverses probabilités de vente de vos devis. 

   - Causes : information obligatoire. Ce sont les raisons ou les justificatives selon laquelle le devis n'aboutira pas à une vente. 

Etape 2 : Paramétrage relatif aux portefeuilles

Menu Paramètres > Portefeuilles 

Image 2 : Paramétrage relatif au portefeuille 

    - Portefeuille : information obligatoire. Selon l'activité de votre entreprise et selon le traitement de vos devis, vous avez la possibilité de personnaliser le nom de vos portefeuilles clients. 

   - Champs portefeuilles : information facultative. C'est une personnalisation des colonnes à afficher lorsque vous consultez la liste de vos portefeuilles clients dans le menu Poertefeuilles. A chaque consultation du portefeuille client, vous avez la possibilité d'afficher les colonnes suivantes : Chiffre d'affaires, Vendeur, Projet, Activité, Effectif, Ctégorie, Phase. 

Etape 3 : Paramétrage par rapport au devis exporté au format PDF 

Vous êtes invités à effectuer la personnalisation des informations de l'en-tête et de pieds de page de vos devis exportés au format PDF. 

Menu Paramètres > Devis > Documents > Actions : Personnaliser > Modèle  

Image 3 : Paramétrage de l'en-tête et du pied de page du devis 

Vous avez la possibilité de paramétrer le processus de transformation de vos devis. En effet, un devis peut etre transformé soit en bon de commande, soit en bon de livraison, soit en facture. Du coup, pour personnaliser ce processus, ci-après le chemin : Menu Paramètres > Devis > Processus. 

Menu Paramètres > Devis > Processus 

Image 4 : Paramétrage du processus de transformation du devis en bon de commande, en bon de livraison et en facture

Etape 4 : Paramétrage par rapport à la devise utilisée 

Le paramétrage relatif aux devises des devis est facultatif. Vous êtes invités à effectuer ce paramétrage si vous voulez utliser d'autres devises pour vos devis. 

Menu Paramètres > Entreprise > Devises > Autres devises 

Image 5 : Activation des autres devises 

Traitement d'un devis 

1 - Création d'un devis 

La création d'un devis se fait dans la fiche du client concerné. 

Menu Clients > Choix d'un client > Devis > Ajouter un devis 

Image 1 : Interface d'ajout d'un devis 

A chaque ajout d'un devis, vous êtes invités à renseignés les informations obligatoires suivantes:

   - Informations administratives  

   - Prévision des ventes 

   - Destinataire 

   - Adresse de livraison 

   - Adresse de facturation 

   - Ajout d'articles 

Il est à noter qu'un devis est modifiable et supprimable. 

2 - Processus de transformation d'un devis 

Selon le processus de transformation du devis, vous avez la possibilité de transformer vos devis soit en bon de commande, soit en bon de livraison, soit en facture. 

Menu Clients > Choix d'un client > Devis 

Image 2 : Transformation d'un devis en bon de commande 

Consultation des devis 

Pour consulter la liste des devis créés, vous allez directement sur le Menu Devis. 

Vous avez la possibilité de filtrer la recherche de devis : 

   - soit par exercice, par période, par vendeur 

Menu Devis 

Image 1 : Consultation de la liste des devis 

   - soit par numéro de devis, par numero client, par date. 

Menu Devis > Plus de filtres 

Image 2 : Consultation de la liste de devis en utilisant plus de filtres 

TDB Devis

 Le menu Ventes vous permet de consulter le tableau de bord relatif à vos ventes.

Menu Ventes > CA

Image 1 : Consultation du chiffre d’affaires par agence ou point de vente 

Vous pouvez consulter le chiffre d’affaires par vendeurs

Paramètres relatifs à la relation client 

1 - Paramètrage de la messagerie 

Le paramétrage relatif à la messagerie se fait dans le Menu Paramètres > Messagerie > Paramètre SMTP. 

Menu Paramètres > Messagerie > Paramètre SMTP 

Image 1 : Paramètre du modèle de l'envoi du mail 

Toutes les informations à remplir pour le paramétrage de la messagerie sont obligatoires. Du coup, si vous voulez envoyer directement vos mails depuis le logiciel, vous êtes invités à renseigner ces informations et à effectuer ce paramétrage. 

2 - Paramètrage du modèle de mail à envoyer à vos clients 

Vous avez la possibilité de créer de modèle de contenu de mail à envoyer à vos clients. La création de modèle de mail se fait dans le menu Paramètres > Messagerie > Modèles. 

Menu Paramètres > Messagerie > Modèles 

Image 2 : Paramétrage du modèle de mail à envoyer aux clients 

Création d'une relation client 

La création de la relation client se fait dans la fiche de chaque client. 

Menu Clients > Choix d'un client > Relation client 

Image 1: Consultation d'une relation client 

1 - Relation client 

La fonctionnalité relation client permet de conserver toutes les conversations et discussions effectuées avec le client. 

Il vous permet ainsi de consulter à tout moment les informations pertinentes concernant un client. 

Vous pouvez ainsi stocker : 

   - les comptes rendus des rendez-vous avec le client

   - les comptes rendus des conversations telephoniques effectués avec le client 

   - les mails envoyés au client

En résumé, la fonctionnalité relation client englobe toutes les intéractions avec le client qui vous permettent de connaitre le client et de savoir davantage sur les préférences du client. 

Menu Clients > Choix d'un client > Relation client 

Image 2 : Ajout d'une relation client 

2 - Ajout d'une tâche 

Si une tâche est fixée avec le client, vous pouvez l'enregistrer dans la relation du client en tant que tâche en cours. Du coup, quand l'échéance de la tâche arrivera, vous serez toujours tenu informé lorsque vous entrez dans le logiciel. 

Menu Clients > Choix d'un client > Relation client > Ajouter une tâche 

Image 3 : Ajout d'une tâche

   - Date de création : information obligatoire. Cette date est la date du jour. Elle n'est pas modifiable.  

   - Date d'échéance : information obligatoire. C'est la date prévisionelle de l'execution de la tâche. 

   - Libellé : information obligatoire. C'est le résumé ou un commentaire récapitulatif de la tâche. 

   - Priorité : information obligatoire. Vous avez le choix de mettre une tâche comme étant prioritaire parmi la liste de vos tâches. 

   - Thème : information facultative. Si vous avez renseigné des thèmes de tâches dans le Menu Paramètres > Actions, vous pouvez effectuer la selection de vos thèmes de tâche sur cette interface. 

   - Réalisateurs : information obligatoire. C'est une ou plusieurs personnes figurant parmi les utilisateurs ayant accès au logiciel. Le réalisateur est désigné comme étant la personne qui va faire la tâche ou l'acteur principal. 

   - Participants :  information facultative. C'est une ou plusieurs personnes figurant parmi les utilisateurs ayant accès au logiciel. Le participant est désigné comme étant la personne qui doit être au courant de l'existence de la tâche et/ou qui va seconder le réalisateur en cas d'absence du réalisateur de la tâche. 

   - Détails : information facultative. C'est dans cette rubrique que vous êtes invités à renseigner le détail de vos tâches. 

3 - Envoi d'un mail

Vous pouvez envoyer directement les mails à vos clients. De ce fait, la fonctionnalité Relation Client, permet de stocker les mails envoyés à chaque client. 

Menu Clients > Choix d'un client > Relation client > Action > Envoyer un mail 

Image 4 : Envoi d'un mail à un client