Informations générales sur Manao Comptabilité

L'utilisation d'un logiciel de comptabilité présente plusieurs avantages dont les principaux sont la possibilité de gagner plus de temps et plus de précision par rapport à : 

   - la saisie des écritures comptables 

   - l'édition des livres comptables comme le grand livre, la balance des comptes, la balance âgée 

   - l'édition des états-financiers provisoires et définitifs comme le bilan, le compte de résultat  

   - la déclaration de la TVA 

   - la sécurisation des données financières 

Le logiciel Manao Comptabilité vous permet de tenir la comptabilité avec les caractéristiques suivantes : 

   - le logiciel est conforme aux législations fiscales Française et Malgache

   - il permet de tenir la comptabilité aux pays utilisant le système de tenue de comptabilité d'origine française 

   - il permet de produire pour une même comptabilité les états-financiers au format Américain

   - Il permet d'enregistrer les pièces comptables scannées et de les attacher aux écritures comptables

   - Il permet de stocker tous les documents comptables, fiscaux et sociaux de l'entreprise dans une "GED Entreprise" 

   - Il permet de produire automatiquement des états provisoires, en cours d'exercice : Grand-livre, Balance, Balance agée, Solde intermédiaire de Gestion, Bilan, Compte de résultat 

   - Il permet de gérer les accès au logiciel pour chaque utilisateur en fonction de la plage temporelle de saisie et des adresses IP autorisées à accéder au logiciel. 

Paramétrages préalables à la saisie d'écritures comptables 

Avant toute saisie d'écritures comptables, il faut effectuer les paramètres suivants : 

1 - Renseignement des informations sur l'entreprise 

Vous etes invités à renseigner dans Manao Compta les informations concernant votre entreprise entre autre : les coordonnées, les divers numéros d'immatriculation ( Registre des commerces, immatriculation fiscale et statistique, etc) 

Menu Paramètres > Informations 

Image 1 : Renseignement des informations sur l'entreprise 

2 - Création de l'exercice comptable 

L'exercice comptable est la prériode de temps donnée au cours de laquelle une entreprise enregistre toutes les opérations économiques et commmerciales dans sa comptabilité. 

Le premier exercice comptable a comme durée minimum un (1) mois et n'exède pas vingt-quatre (24) mois. 

Menu Paramètres > Informations > Exercices 

Image 2 : Consultation de la liste des exercices comptables 

La création de l'exercice comptable se fait à la première utilisation du logiciel. Et c'est le logiciel qui génère automatiquement les exercices comptables à chaque cloture annuelle d'exercice. 

3 - Configuration du plan comptable 

La détermination du nombre de chiffres de numero de compte est importante. Cette configuration se fait dans le sous menu horizontale "Plan comptable" du Paramètres. 

Menu Paramètres > Plan comptable > Plan comptable 

Image 3 : Personnalisation de la longueur des numéros de compte 

4 - Création de journaux 

La création d'un journal se fait dans le sous-menu horizontal "Ecritures" du Paramètres. 

Vous etes invités à renseigner le code, le libellé du journal. 

La détermination du type de journal est facultative. 

Menu Paramètres > Ecritures > Journaux 

Image 4 : Consultation de la liste des journaux 

5 - Création du plan de comptes 

La création et la personnalisation d'un compte comptable se fait dans le Menu Plan comptable. 

Vous avez deux possiblités de créer un numéro de compte: 

   - l'ajout direct d'un numero de compte 

   - l'importation du plan de compte 

Saisie des écritures comptables 

1 - Paramétrage du modèle de saisie des écritures 

Dans Manao Comptabilité, à la saisie de vos écritures, vous avez le choix entre trois modèles de saisie : 

   - Modèle standard 

   - Modèle analytique 

   - Modèle avec document GED 

Ci-après le chemin dans le logiciel pour choisir le modèle de saisie des écritures : Menu Paramètres > Ecritures > Paramétrage saisie. 

Menu Paramètres > Ecritures > Paramétrage saisie

Image 1 : Activation du modèle de saisie standard 

2 - La saisie des écritures comptables 

La saisie d'une écriture comptable se fait dans le Menu Ecritures > +écriture. 

Le détail du journal choisi vont s'afficher sur votre écran puis vous pouvez procéder à la saisie de l'écriture. La date de la transaction est par défaut la date du jour, mais elle est modifiable. 

Menu Ecritures > +écritures 

Image 2 : Liste des journaux 

Le détail du journal choisi s'affiche sur votre écran puis vous pouvez procéder à la saisie de l'écriture. La date de l'écriture est par défaut la date du jour, mais elle est modifiable. 

Menu Ecritures > +écritures

Image 3 : Interface d'ajout d'une écriture 

A chaque enregistrement d'une écriture, le numéro de la pièce est généré automatique par l'application : 

   - 21 : c'est l'année à laquelle appartient l'écriture saisie 

   - 6 chiffres restant : correspond à la numerotation de l'écriture 

Par conséquent, avec Manao Compta, pour chaque exercice comptable, vous avez la possiblité d'enregistrer neuf mille neuf cent quatre vingt dix neuf mille neuf cent quatre ving dix neuf (999 999) écritures comptables. 

Importation des écritures comptables

Le sous-menu latéral Importations prévoit deux manières pour effectuer l'importation de vos écritures

Menu Ecritures > Importations

Image 1 : Interface d'importation des écritures

1- Importation des écritures dans un journal précis

Les écritures à importer appartiennent au meme journal. L'exemple le plus précis est l'importation des écritures appartenant au journal de vente. Du coup, votre fichier ne contient que des écritures de vente.

Menu Ecritures > Importations

Image 2 : Interface d'importation des écritures appartenant au même journal

Si le journal n'existe pas encore dans le logiciel, le journal sera créé automatiquement par le logiciel.

2- Importation des écritures sans préciser le journal

Les écritures à importer appartiennent à des journaux différents. Dans ce cas, si votre fichier est composé des écritures de ventes, d'achats, etc, vous pouvez faire appel à cette méthode.

Menu Ecritures > Importations

Menu Ecritures > Importations

Image 3 : Interface d'importation des écritures appartenant à des journaux différents

La différence entre ces deux façons d'importation réside dans le contenu du fichier. En utilisant l'importation sans précision de journal, sur chaque ligne d'écriture, vous devez renseigner le code journal.

3 - Les conditions requises pour effectuer l'importation des écritures

Pour l'importation des écritures, certaines conditions doivent etre respéctées :

3.1 - Condition de forme

Le fichier contenant les écritures à importer doit etre soit au format TXT soit au format CSV.

3.2 - Conditions de fond

- Votre fichier ne devrait pas compprter d'en-tête

- L'ordre d'apparition des colonnes doit etre respecté

- Pour le fichier au format TXT, vous etes invités à determiner le séparateur de champs

Consultation des écritures 

Le sous-menu vertical "Tous les journaux permet de consulter par exercice et par mois, l'ensemble des écritures enregistrées dans votre base et dans tous les journaux confondus. 

Menu Ecritures > Tous les journaux 

Image 1 : Consultation de toutes les écritures 

Pour affiner la consultation des écritures, il vous suffit de choisir un journal dans le sous-menu vertical du Menu Ecritures pour consulter les écritures. 

Menu Ecritures > Choix d'un journal

Image 2 : Consultation des écritures appartenant à un journal précis

Pour plus de précision, vous avez la possibilité de consulter la liste des écritures importées et la liste des écritures non importées ou saisie directement via le logiciel. 

                                           Menu Ecritures > Tous les journaux ou choix d'un journal précis > Ecritures importées 

                                                                                                 Image 3 : Consultation des écritures importées 

                                                                                     Menu Ecritures > Tous les journaux ou choix d'un journal précis > Ecritures non importées 

                                                                                                           Image 4 : Consultation des écritures saisies via le logiciel 

Tableau de bord des écritures comptables 

Pour avoir une visibilité des opérations comptables, Manao Compta dispose d'un tableau de bord mensuel et annuel. 

Ce TDB vous permet d'avoir le récapitulatif par journal : 

   - du nombres d'écritures 

   - du nombre de lignes d'écritures 

   - du nombre d'écritures ayant des pièces justificatives

   - du nombre d'écritures sans pièces justificatives 

Menu TDB 

Image 1 : Consultation du TDB des écritures 

Importation d'un plan comptable personnalisé 

Si vous disposez déjà d'un plan comptable, l'importation de votre plan de comptes personnalisés est possible dans Manao Compta. 

Elle est toutefois soumises aux conditions suivantes : 

1 - Condition de forme 

Le fichier comportant les informations sur les divers comptes doit etre au format TXT ou au format CSV. 

2 - Condition de forme 

En ce qui concerne le contenu du fichier, vous êtes invités à :

   - respecter l'ordre d'apparition et d'affichage des colonnes. La première colonne est dédiée pour les numéros de compte. La deuxième colonne, c'est pour les libellés du compte. 

   - préciser le séparateur des champs utlisés. Notamment pour le fichier TXT, le séparateur des informations peut etre : une virgule, un point virgule, une espace, etc. 

Menu Plan comptable > Importations

Image 1 : Importation du plan de comptes  

Création, modification et suppression de comptes 

La création, la modification et la supression de comptes se font dans le menu Plan comptable. 

Menu Plan comptable > Ajout d'un compte 

Image 1 : Interface d' ajout et de modification d'un compte 

Le compte comptable avec un état de saisie "actif" signifie que le compte est utilisé à la saisie d'une écriture.  Du coup, si vous souhaitez ne plus utiliser un compte précis, vous mettez juste l'état de saisie "bloqué" pour le compte. 

Toutefois, l'état de saisie d'un compte peut etre changé à tout moment en actif ou en bloqué. 

Par rapport à la suppression d'un compte, un compte ayant déjà été relié à une écriture et disposant d'un solde ne peut pas faire l'objet d'une suppression. 

Consultation de la liste des comptes de l'entreprise 

La liste des comptes pour chaque classe du PCG peut être consulté dans le menu Plan comptable 

Menu Plan comptable > Choix d'un poste 

Image 1 : Consultation des comptes par poste 

Vous pouvez affiner votre recherche en utilisant les filtres suivants :  

   - par numéro de compte ou libellé de compte

   - par situation du compte : compte mouvementé ou non mouvementé 

   - par état de saisie du compte (saisie activée ou saisie bloquée) 

Menu Plan comptable > Recherche d'un compte  

Image 2 : Recherche d'un compte 

Consultation de l'extrait de compte 

Vous avez la possiblité de consulter l'extrait d'un compte, d'une période donnée et pour un montant précis dans Manao Compta. 

Vous avez deux moyens pour y parvenir 

1 - Consultation de l'extrait de compte dans le menu Plan comptable 

Menu Plan Comptable > Consultation de l'extrait de compte  

Image 1 : Consultation de l'extrait de compte via le menu Plan comptable 

2 - Consultation de l'extrait de compte dans le menu Comptes 

Menu Comptes > Comptes

Image 2 : Consultation de l'extrait d'un compte 

Le plus avec Manao Comptabilité, pour vos révision de comptes, il vous offre la possibilité de consulter l'extrait mensuel d'un compte.

Menu Comptes > Comptes

Image 3 : Consultation de l'extrait mensuel d'un compte 

Les livres comptables 

Toutes les informations contenues dans ces documents sont générées automatiquement à partir des écritures enregistrées dans votre base. 

Il y a plusieurs types d'éditions disponibles à savoir les éditions standards et les éditions personnalisées. 

1 - Le grand livre 

Vous pouvez éditer le grand livre pour une période déterminée dans Manao Comptabilité. Le grand livre peut etre téléchargé au format PDF et au format EXCEL. 

Menu Editions > Standards annuelles > Grand Livre 

Image 1 : Edition du grand livre 

2 - La balance 

Vous avez la possiblité d'éditer la balance : 

   -  de tous les comptes 

   -  des comptes non soldés 

   - des comptes mouvementés 

Vous pouvez aussi choisir d'éditer la balance d'un compte spécifique ainsi que la période d'édition de la balance (mensuelle ou annuelle).

Menu Editions > Standards annuelles > Balance 

Image 2 : Edition de la balance annuelle 

Menu Editions > Standards mensuels > Balance 

Image 3 : Edition de la balance mensuelle 

3 - La balance âgée 

La balance âgée récapitule certains nombres d'informations concernant les comptes clients et les comptes fournisseurs. 

Dans Manao Comptabilité, avant d'éditer la balance âgée, les étapes suivantes doivent être franchies : 

3.1 - Etape 1 : Saisie de la date d'échéance 

A chaque saisie d'écriture, en utilisant un compte fournisseur ou un compte client, une colonne : date d'échéance s'affichera. Sur cette colonne, vous êtes invités à renseigner la date d'échéance de vos factures. 

Menu Ecritures > Choix d'un journal 

Image 4 : Saisie de la date d'échéance 

3.2 - Etape 2 : Lettrage du compte tiers 

Une fois l'écriture enregistrée, vous êtes invités à effectuer le lettrage 

Menu Comptes > Lettrage 

Image 5 : Lettrage de l'écriture d'un compte tiers 

3.3 - Etape 3 : Edition de la balance âgée

Une fois le lettrage fait, vous pouvez maintenant passer à l'édition de votre balance âgée. 

Menu Editions > Standards annuelles > Balance âgée

Image 6 : Edition de la balance âgée 

Les états-financiers

1 - Paramétrage de l'édition des états financiers 

1.1 - Consultation du contenu des états-financiers 

Pour vérifier l'affichage des informations contenues dans le Bilan ou dans le Compte de résultat ou du SIG, vous êtes invités à aller dans le menu Paramétrage de l'édition et de choisir le bouton prévu à cet effet.

                                                                                                                        Menu Paramètres > Editions > Editions 

Image 1 : Consultation des préfixes du bilan 

1.2 - Configuration de l'affichage des états-financiers 

Pour configurer l'affichage des préfixes dans le Bilan ou dans le Compte de résultat ou du SIG, il faut aller dans le paramétrage de l'édition, puis choisir l'option prévue à cet effet dans la colonne des Actions. 

Menu Paramètres > Editions > Editions 

Image 2 : Paramétrage du bilan : liste des actions possibles

Les actions possibles dans le paramétrage de l'affichage des états-financiers sont les suivantes: 

   - Colonne Formules : consultation, ajout, suppression de formule 

   - Colonne Préfixes : consultation, ajout, suppression de préfixes

   - Colonne Actions : consultation, ajout, modification, suppression d'une rubrique

   - Colonne Style particulier : personnalisation de l'affichage d'une rubrique 

2 - Edition des états-financiers provisoires

Dans Manao Comptabilité, vous avez à votre disposition des états financiers suivant deux législations : française et magache. 

Suivant la législation française, vous avez : le bilan, le Compte de résultat et le Solde Intérmediaire de Gestion (SIG). 

Suivant la législation malgache, vous pouvez éditer le bilan, le compte de résultat par nature et le compte de résultat par fonction. 

Menu Editions > Standards annuelles

Image 3 : Edition du bilan suivant legislation française